海外子会社マニュアルは、いつ使うのか?3つの場面で使われるから威力を発揮

こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

間接業務の標準化もしたい!と意気込んでもなかなかうまくいかない

業務標準化するうえで生じてしまう悩み。

とくに仕事が慣れてきたスタッフやベテラン陣からの反対があると思います。

「マニュアルなんて意味ない。私が知ってるから。」

ベトナム、海外では、業務標準化・マニュアルの意味について理解をしてもらうというのが難しいです。

本日は、マニュアルはどこで利用するのか?

これを整理して頂き、あなたのスタッフに説明すれば、何かが“変わる”こと間違いありません。

私が海外で実践済みなので、保証しますよ。

その3つの場面とは?一つ一つ見て行きましょう。

①教える。覚える。

 

あなたが、入社したばかり、転職したばかりのことを思い出してみてください。

新しい会社や部署に入って、それまでとは全然違う仕事を任されたものの、仕事の進め方がわからなくて困ったことはあるのではないでしょうか?

その時、頼りになるのはなんでしょう?

・先輩からの指導

・マニュアル

だと思います。

先輩がいることは心強いでしょう!しかし、先輩からのOJTのみで仕事を覚えるということは、正直いってできません。無理です。

なぜなら、人は忘れるので、質問の繰り返しでものすごいムダが生まれるからです。また、先輩は忙しいことだってあるでしょう?いつも部下に時間を取ってくれるわけではないのです。

そんな時に、会社が作成したマニュアルがあるとものすごい威力を発揮します。マニュアルは自分だけで読み進めることができます。そのため、先輩に質問するのと違って他人の時間を奪いません。マニュアルはチームにとって重要な「資産」です。

OJTもマニュアルを使いながら実施すると効果が何倍にもなります。業務の流れや詳細が理解できることでしょう。

②改善する。

 

いまのやり方や、すすめ方が正しいとは、いえません。

「なんで、その作業必要なの?いらなくない?」

「その作業、もっといいやり方あるよね。効率的なやり方。」

「それだと、ミス防止できないよね。」

実際、ベトナム、海外で働いて実際に実務に入ってみると「えー!うそーん。なんで?」って驚かれることもあると思います。

自分のタスクのマニュアルを作成すれば、その仕事の内容を俯瞰することができます。そうすることで、問題点や課題を見つけることが可能ですよね。

つまり、改善をするためにはマニュアルが必要になります。

③指導する

 

職階には、マネージャーや部長があると思います。

そんな時、今まで自分が直接担当したことのない業務を担当することもあるでしょう。日本から海外に駐在しているあなたならなおさらです。ほとんどが自分で直接担当したことがないかもしれません。

「言語がわからないから、しょうがない。無理だよね。」と言ってさじを投げてしまうことは簡単です。しかし、日本人駐在者への期待はとても高いです。

“問題を解決する”

作業を確認する。指導する。俯瞰する。

このためにマニュアルは非常に重要になってきます。業務のポイントや過去のミス、が記載れていれば効果的ですよね。

 

別な視点でみると、、、。

 

上記で述べた点ですが、別な視点で理解することもできます。

主語をマニュアルを作成している人、業務当事者としましょう。つまり、あなたは、その業務の担当者です。

そういった視点でみると、マニュアルは、、、。

①あなたの部下のため

②あなた自身のため

③あなたの上司のため

と整理することもできます。

①あなたの部下のため

部下が早く戦力になる、成長するためには先輩のノウハウが詰まったマニュアルが必要です。そのためには、マニュアル作成者は、そのマニュアルがあれば、新人が目的を達成できるような品質でなければいけません。

「そのマニュアルがあれば、同じ業務が出来る。」ということです。

②あなた自身のため

マニュアルを作成する。「簡単だよ」と言われる方もいますが、私はそう思いません。アジアで働いてきてこれが出来る人材というのは稀だと思います。特に間接業務では。

いざ、文章にしようとるすと、息詰まる。あたまがごちゃごちゃになる。まったく書けない。ということがあります。

整理する能力。これはビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

「部下からの説明がよくわからない。支離滅裂。」といった悩みも解決できるかもですね。(整理する能力がつくからです。)

マニュアル作成を通じて、当事者のスキルが格段と上がります。

③あなたの(好きな)上司のため

上司は、会社全体、チーム全体を管理、そしてレベルアップする必要がありますね。

あなたが実際に業務を実施してきて、改善点や留意点、例外事項など、数々の点があるはずです。この点をマニュアルに組み込めば、上司はすぐに成果をあげることが可能ですよね。

くれぐれも、尊敬する上司を思い浮かべてくださいね!

 

本日は、マニュアルがどの場面で利用されるのか?ということを説明させて頂きました。

 

このご時世、あなたとあなたのスタッフが、無駄なく効率的に業務を行うためにやっぱり、マニュアルは必至です。

是非、作成してみてくださいね!!

それでは、また!

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