経理・財務系の駐在員様で5年後も10年後もグローバルで活躍したいとお考えの方へ

 

仕組みを構築して、あなたとベトナム人メンバーの

がんばりを“資産化”しませんか?

 

こんにちは。

マナボックスベトナムの菅野(すげの)です。

私は福島県出身の37歳で以前弊社代表の永井と東京の監査法人時代に一緒に働いていた縁があり、今年からマナボックスベトナムに参加しました。

ベトナムに来る前は、私はインドの日系自動車部品メーカーで3年間、あなたと同じく経理・財務などの管理系の責任者として駐在をしていました。

 

「あいつは、なにもやってねえんだよなあ?」

突然ごめんなさい。恥ずかしいけど告白します。これは、過去、日本本社の取締役から(影で)言われた言葉です。

海外での異なる文化や法律、コミュニケーションの難しさ、食事の問題という状況の中、自分としてはがむしゃらに頑張っているつもりでした。

「こんなに頑張っているのに?実際にこっちに来て経験すれば日本とは違うことがわかるのに…。」

あなたもベトナムをすでに経験されてますから、本社の心無い言葉も経験されてはいませんか?日本とは文化も法律も何もかも違う。日本とは勝手が違う。それは実際に経験した人でないとわかりませんよね。

残念ながら日本本社からは管理系のあなたのがんばりは“見えない”ことがほとんどです。まさにOKYですよね。

 

「これ、終わった?まだ、終わってないの?」

毎日こんな事の繰り返し…。付加価値が低い…。それは、わかってはいるけれど時間がかかってしまう。

 

毎月しなければいけない作業系の仕事の確認に時間がかかりすぎている。時には、、、気づいたら一日が終わってしまっている。

でも、実際には思うようにうまくいかない、頭を抱えているというようなことありませんか?

  • 前任者の駐在員からの引継ぎが不十分、管理業務っていったいどんな業務をしているのだろうか?
  • スタッフの前月と同じミス、毎回注意しても改善されない、また同じ説明をしなければいけない
  • 来月からチーフアカウントが産休、退職。業務がまったく回らなくなった。税務コンプライアンスは問題ないだろうか?
  • ワードやエクセルで手順書やto do を作成したけど、結局運用されず頓挫してしまった

 

あなたがいつまでもたっても忙しい!達成感が全然全く得られない!なんてことも。

その結果、今年度の経営計画、3か年計画の達成から大きく遅れてしまうなんてこともあるかもしれません。あなたも、その一人かもしれませんね。

 

「あなたのやってるのそれ、仕事じゃないからね。」

これは、私の上司である本社の海外担当の役員(上場会社の役員も経験)にいわれた言葉です。

ドキっとさせられました。

駐在して1年間はは「考える仕事」より「手を動かす仕事」「日常業務」「雑務」が多く、とにかくスタッフの作業の確認、催促に多く時間を割いていました。残業も毎日していました。

決算の前月に「ボス、私、転職が決まったので退職します。」とマネジャーに報告され呆然した経験もあります。

「あのマネジャー、何をどうやって業務を進めていたっけ?」ブラックボックス化していた業務をフォローするのは大変な日々でした。過去の資料はどこ?この数値はどうやって拾ってきたの?まったくわからない(汗)…。担当スタッフが抜けた穴をフォローするのに使った膨大な時間の浪費、ストレス…。私の仕事ってこれなの?

では、私の本当の仕事はなんなのだろう?

上司の言葉はシンプルでした。

「スタッフが退職しても、あなたがいなくても、業務が回る仕組み作ってよ。」

 

「私ががんばらなきゃ、すべて私がフォローしなきゃ。」この間違いに気づいたのは、仕組みの必要性や威力を実際に異国の地であらためて感じたからです。

 

あなたはどちらの管理者を目指したいですか?

あなたがベトナムに駐在された当初、左の図のように感じたことはありませんか?また、帰任したら今まで築きあげてきたものがなくなっちゃうんじゃないの?と感じたことはありませんか?

右の図のように安定的にあなたも組織も成長するには“仕組み”が必要です。産休、退職が頻繁にある、あなたもいつかは帰任する、そんなベトナムでは業務について“人”に依存する体制ではだめなんですね。

 

間接管理業務の仕事は目に見えづらい。本社から評価されるためには?

製造や品質管理部門と違って、間接部門の成果って見えづらいですよね。なぜならば、製造過程とは違って、目に見えない情報を取り扱っていますし、仕事も製造部門とは違ってパターンが多く製造と比較すると複雑だからです。

あなたは、日ごろから管理業務を行っているでしょうから、頭の中に業務や業務の内容がうかんでいるはずです。そしてノウハウとしてあなたに蓄積されているはずです。

しかし、仕組みがないと自分の時間、頑張り、現地スタッフの努力が費用(フロー)のように流れていってしまっている、、、ということになってしまうのです。確かにそのおかげで毎日が上手くなんとか回っている。

でもせっかくのあなたの貴重な時間、みんなの努力、どうせなら費用(フロー)じゃなくて、資産化(ストック)して残したい。本社社長からもしっかり認められたい。

 

もし、あなたがそう思うのであれば…。

あなたやベトナム人の頑張りや成果を“資産”として見える化することが必要です。

冒頭でも申し上げたとおり、本社からあなたが行っている間接管理業務は中々見えません。ましてや費用のようにフローとして流れてしまっていては、本社社長もあなたのがんばり、努力を見ることができません。もったいないですよね。

 

いったん、仕組みを構築し“資産”として蓄積 そのとたんに…!。

 

  • なんといってもあなたの時間が創出されます。

付加価値の高い(コスト削減プロジェクト、決算報告書のレベルアップなど)ことに割ける時間が増えます。その結果、あなたの仕事が充実します。あなたの目標達成へ近づけますよね。

  • あなたの努力の結晶が“資産”として見える化します

その結果、日本本社からも褒められ仕事が楽しくなります。「おっあいつ、こんなことまでしてんのか?棚卸の問題点?現場のこともよく知ってるんだな。さすがだな。」こんなこと本社から言われるかもしれませんよ。

  • あなたのスタッフのがんばり、成長が見えます。

スタッフの作業のレベルが上がり、喜びを感じることができます。「あの子、実はこんなに仕事が出来たんだね。成長したなー。」部下の成長は時には自分のことにより嬉しく感じますよね。

 

どうです?ちょっとだけ想像してみてください。

ワクワクしませんか?

 

確かに最初は時間がかかるかもしれません。しかし、ご心配に及びません。

なにせ資産なのですから。資産であれば、その後、長期間にわたって複利で絶大なリターンを得ることができます。財務・管理系のあなたならクリアにイメージできますよね。

 

あなたの仕事は「定型化」してからが本番、負荷から付加!

仕事は①定型化できる部分と②あなたにしかできない付加価値の高い業務に分類されます。あなたが使っている時間の割合を見たとき①を減らせ②を増やせることができたらどうでしょう?理想的ですよね。本当に自分がやるべき仕事、期待されている仕事に集中する。あなたに期待されていることはまさに②だと思います。人事評価の改定、製品単価分析の構築、セキュリティポリシーの構築、不正防止などです。誤解を恐れずに言えば、あなたの仕事の75パーセントは付加価値の生まないルーチンワークです。しかし、あなたの役割はあなたしかできない残りの25パーセントの付加価値の高い業務に時間をたくさん割く事で結果をだすことですね。日本人のサラリーはベトナム人と比較して高いです。通常の駐在員であれば時給7千円程度です。必然的に今も将来的も②が強く求められてきます。あなたが「付加」価値の高い業務に多くの時間を割ければ、あなたの目標を達成への近道になりますよね。そうすれば、日々の業務からチャレンジ、達成感を得られ、もちろん本社からの期待にも応えられますし、あなたが5年後も10年後も喉から手が出るほど欲しい人材になれます。

 

 

ここまで、お読みいただいたあなたに、 強力なツールを紹介します!

        

付加価値の高いことしたい!評価されたい!という、あなたのために。

あなたの成果を資産化につなげることを手助けするツール、それが

ナレッジボックスです。

 

本日は、Knowledge boxについて紹介しますね。

Knowledge Boxは、海外子会社管理の業務を標準化、見える化、ノウハウ蓄積を目的として、管理系駐在員のために開発したクラウド型のツールです。

 

私も実際に利用していました。その特徴とは…。

特徴1 定例業務が俯瞰でき、脳の負担を減らせる!

役所への各種通知や申告、決算業務などのやることリストを一旦登録するだけであなたの脳はいつもスッキリです。あとはシステムが自動で毎月のTo doリストを作成します。多忙であるベトナム子会社管理者のあなたの脳はすべての業務を事細かに記憶することはできないのですね。しかもクラウドなのでどこからでも確認可能です。記憶すべきものをITに頼れば余計なことに脳を使う必要はありません。あなたが「思考」型の付加価値の高い業務にもっと時間が使えます。俯瞰できれば、ムダも足りないもの見えますしね。

 

特徴2 仕事の締め切りが見える化し、過ぎた場合には自動的に催促!

締切を設定していない作業は仕事とはいえません。元トリンプ社の吉越浩一郎さんも主張しています。ナレッジボックスであれば、仕事の締め切りを見える化でき、進捗も一目瞭然です。

「この業務終わったの?」毎日の繰り返しの催促。管理者であるあなたもスタッフもストレスに感じています。そんな時にシステムが自動的に催促してくれればあなたの負担が減ること間違いなしですね。締切が見える化しシステムが催促するのであればあなたのスタッフももう言い訳できません。

税務などの法令業務の漏れも防げますよ。不測の損害により会社が多額の罰金いわゆるサプライズを防止することも可能となります。ベトナムでの経験が長いあなたであればもうお気づきだと思います。産休、退職によってチーフアカウントのそれまでの業務が漏れてしまったなんてことはよくありますよね。

 

特徴3 To Do とマニュアル、業務報告書が一元管理!

あなたのやることはたくさんあり多忙です。それでも、業務を理解してレビューしなければいけない時もありますよね。To Do とマニュアル、業務報告書が一元管理されていれば確認、レビューの時間が削減されます。何度も部下に作業プロセスを確認しなければいけないという事態も防げ、ベトナム業務についても詳しくなれます。一元管理されていれば使われる生きたマニュアルにもなりやすいですね。改善があればすぐにマニュアルに反映させることができます。日本本社の人たちではなく、現地を知っているあなただからこそ得られたノウハウがあなたにも組織に資産として浸透していく

また、ノウハウが組織に蓄積すると、業務報告書から部下の成長を感じることもできます。

 

 

 

まとめさせて頂くと…。

ナレッジボックスは努力を成果に結びつける仕組み、経験と勘を蓄積する仕組み、ムダを徹底的に省く仕組み作りを手助けするツールであり、

  • 日本本社からもあなたのがんばりが見え、
  • あなた自身のベトナム業務レベルを向上させ、
  • なおかつ、あなたの時間を創出すること

を可能とします。

 

「みんなの努力が蓄積されていく…。そして成長!これなんだよ。これ!」

私もインドでナレッジボックスを利用しておりました。

経理業務や法令業務を整理して、手順書も経理マネージャーと一緒に全て作成してナレッジボックスに登録していき運用していきました。

当然、最初はうまくいきませんでしたよ。でも、3ヶ月くらいたってからですかね、少しずつですが、その有用さにスタッフも気づいてくるんです。毎朝の部門ミーティングではナレッジボックスを見ながら各スタッフに当日の目標をしゃべらせました。進捗から遅れているのが見えるから言い訳もできませんよね。現地スタッフの能力を最大限引き出すためには基本ですが仕事の見える化が徹底されていなければいけません。

仕事でミスが起きても、そのままにせず原因を追究させ改善をマニュアルに落としこんでナレッジボックスにそのノウハウを登録していきました。そうすると、当然同じミスは起きません。

たとえ、過去のことを聞かれても即回答できます。

そして、これまで一つの業務について一人しか担当していなかったのローテーションを実施してその人しか出来ないという状況を除いていきました。海外のスタッフはモチベーションが高いため、快くうけいれてくれます。今まで税金を担当したことなかったスタッフがいつの間に税金業務もできるようになっている。スタッフの成長、積極的な成長がなによりうれしかったです。

画面を開くとチェックマークが!今までは私がいちいち状況を確認しなければいけなかったのに、勝手に現地スタッフで業務を完了させるようになっている。現地スタッフ同士で催促しあっている。そして、どんどんみんなのレベルが上がっている!

ワクワクと達成感でいっぱいでした。

 

「経理部門、以前よりよくなったよ。がんばってるね。」

えっ?目を疑いましたよ。メールを開くと、役員からのメッセージが。

日本本社からも見ていたんですね。OKYの解決方法は意外とシンプルなのかもしれません。日本本社からも見える化するだけで公正な評価をしてくれるのだと思います。

 

あなたの時給を計算したことありますか?もし、あなたの時間が毎月30時間も創出されたら…。

 

皆さまご存じの通り、日本人の給与は高いです。会社負担分も考慮すると年間のコストは1,500万円から2,000万円くらいです。時給に換算すると7,000円程度でしょうか。

仮に7,000円だとすると、仕組みによりあなたの時間が30時間増えたら月で21万円の影響ということになりますよね。しかも、その30時間を「思考」系の付加価値の高い業務に使えたら…。

あなたの会社の利益を改善させることだって可能ですよね?あなたが立てた目標に向かって好きなことだってできます。

ITを利用して「ラクをする」ということは悪ではありません。むしろ「ラクをしたい」という気持ちをよりプラスな方向へ向けてどんどんラクをすることで、自分のできる範囲を増やし、スキルを磨く価値を高めるという視点を持てればいいですよね。

弊社はベトナム歴6年超で140社を超える在越日系企業の経営管理をサポートしてきた公認会計士の永井とロアンが設立した会社です。

 

我々は「海外子会社管理はしくみが9割」とのスローガンで、管理系駐在員様の頑張り・パフォーマンスを仕組化する業務標準化・見える化サービス「Knowledge Box」を提供しております。

 

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