こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

毎月の月次財務報告資料で同じミスが毎回発見される。
担当者が変わる度に数値の誤りが見つかってしまう。

「そもそも桁がちがう!」「貸借一致してないしー」なんてことも経験されているのではありませんか?

ベトナム、海外で経営管理されているあなたはこのような経験をされてストレスを感じていませんか?

いまいち対策の方法がわからないとお悩みかもしれませんね。私も海外駐在時代はそうでした。

本日は、海外、ベトナム子会社でよくミスが発生する理由を整理してパターン化についてお話ししますね。

問題を解決するためには本当の理由をきちんと理解しないといけません。

「彼を知り、己を知れば、百戦して危うからず」

という言葉もあるくらいです。
“ミス”という敵の実態をよーく理解すれば、あなたが負けることはないのです。

これらを理解しきちんと対策すれば、あなたは何度もミスの訂正をする必要がなくなりストレスが減ること間違いありませんよ。

ミスの種類をパターン化する。

誤り、ミスについてきちんと向きあってみると共通点に気が付きます。
これらを整理していきますね。

1)「整合してない」ミス
これは、数字があっていないといけないのに相違してしているということです。
例えば、
・製造原価報告書の製造原価と損益計算書の売上原価
・製造原価報告書の棚卸資産と貸借対照表の棚卸資産
・製品別の売上と損益計算書の売上
・試算表の金額と損益計算書の金額

うん、結構ありますね。必ず一致してなければいけないというのがあるんです。
でも、スタッフが作成してきた報告書って間違いで一致してないケースってあるんですよね。
あなたも経験されていませんか?

こんなときには、計算式をあらかじめ入力して一致していないとわかるようにしておくのです。
セルに関連する金額を飛ばして差し引きする計算式がシンプルですよね。ゼロになっていなければなにかミスが起きていることです。これなら、金額があってないのにあなたに提出してくるという事態を防止できますよ。

2)「初めて」ミス
人間誰でも初挑戦するときって失敗しちゃいますよね。
あなたも、そうではありませんでしたか?ちょっと、昔を思い出してみてください。

初めて、自転車に乗る時…。

初めて、旅行に行った時…。

初めて、オープンカーを運転する時…。

初めて、ベトナムの渋滞の道を横断する時…。

いかがだったでしょう?

とても、怖いですし、大抵の場合、失敗する可能性高いですよね。

月次の財務諸表を作成するときも全く同じです。

新しい製品が今月から出荷される。売掛金の回収の期限が変わった。イレギュラーで過去になかった処理をしなければいけなくなった。

こんな時、かなりの確率でミスが発生します。

私が実際に遭遇したケースもこれに当てはまるケースは多いです。

管理者であるあなたは新しいとか変更という事象にアンテナを立ててそこのチェックを強化することでミスが防止できます。

スタッフに新しいことが起こったり、いつもとちょっと違うことが起こったら報告する仕組みを作るのも効果的ですね。

3)「更新し忘れちゃう」ミス

11月の報告書なはずなのに、表記が10月のまんまだし。そんなことありますよね。

簡単なミスですよね。そうなんです。でも、工夫しないと意外と頻繁に生じてしまうのも確かなんです。

私は、以前、本社から、「日付違うぞ」なんてこと時々言われてました。

 

ミスが劇的に減る効果

あなたの会社のミスや誤りの正体をしって、改善の仕組みさえ構築してしまえばグーッとあなたのスタッフのミスが改善されますよ。

あなたのチェックする時間が減る事、間違いなしです。

あなたの会社が、ミスを防止をする仕組みで正確な決算ができることを祈っていますね。