こんにちは、マナボックスの菅野（すげの）です。
「いつも、情報を探しにメールフォルダを探している。」
「チームで決めたことなのに実行できない。」
「スタッフが退職の度にマイナスの状態からしか再スタートできない。」
「なんども同じことを繰り返しして、生産性が上がらない。」
「なにかを始めても、継続されない。」
これらを見て、もしかしたら
「これって私のことじゃないの？」
って思ってしまった方。
いるのではないでしょうか？
海外子会社管理、ベトナム子会社管理するあなたなら、なおさらこのような難しさを感じているはずかと思います。
私も同じような経験をしています、、、。
本日は、業務についてのストックとフローについてお話しますね！
このことについて理解して実践して頂ければ、、、、。
あなたの自由な時間が増えます。また、スタッフのミスが劇的に減りますよ。
ビジネスには、ストック型とフロー型がある。
ストックとは、「蓄え」という意味です。
反対に
フローとは、「流れ」という意味です。
これはビジネスモデルの説明でもよく使われます。
たとえば、飲食店やクリーニング屋のように常に手を動かしていないと食べていけなくなるビジネスのことを言います。
この常に手を動かしているというのがポイントですね。
労働集約型とも言われています。
なんとなく疲弊しそうな感じですよね。ずーっとあなたが体を動かして働く。
一方で、
ストック型ビジネスモデルとは、
たとえばFacebookやウーバーのように、初期投資は行うものの、いったんその仕組みが出来てしまえばその後の運用コストはほぼかけずに、数に応じて比例的に安定収益を得られるモデルのことです。
また、不動産の賃貸収入も、ストック型ビジネスと言えるでしょう。
つまり、自分自身が汗水を垂らすのではなく、
自身が作った仕組みが働いて収入をもたらしてくれるのです。
階段を一段のぼったら、そこをキープし、自然と上がっていける「仕組み」とも言い換えられますね。
これであるならば、あなたの自由な時間は増えますよね。
あなたの仕事もこれと全く同じ
あなたの管理業務は、ほとんどが過去に一度行った業務から構成されると言っていいでしょう。
イメージしてみください。
・書類へのサイン
・支払いのチェック、承認
・朝礼業務
・月末の経費精算
・売掛金の管理
どれも過去に行ったことがある業務ですよね。
このような業務は、ストック型の考えにおいて、「仕組み化」する必要があります。
仕組み化して、その経験とノウハウが積みあがって蓄えとする必要があるのです。
フロー型では、流れていってしまいます。ダダ漏れです。
あなたや周りのノウハウも知識も。
すべて流れていってしまうのです。
そのため、同じことを何度も何度も繰り返さないといけないのですね。
その結果、いつまでたっても時間を浪費することになってしまいます。
では、どうやってストック化するのか？
その方法を紹介しますね。
●大切な情報にすぐアクセスできる共有できるような仕組み
社内には実はすごいノウハウがあります。
スタッフも実は優秀です。
しかしながら、現実問題、それがうまく共有できていない、利用できていないという問題があるのではないでしょうか？
一般的に物、データを探す時間は年間で150時間ともいわれているそうです。
この時間はムダですよね。
海外ではもっとこの時間に費やしているのではないかと思います。
なぜならば、従業員が退職したり、産休するケースが多いからです。
また特にベトナムのような海外では、スタッフの考えや才能が見えづらいということもあるでしょう。
そのことが、原因でものすごい機会損失が生まれています。
情報にすぐアクセルする方法として、例えば、グループウェアなどを利用して重要な情報については、みんながすぐにアクセスして解決できるような仕組みが必要です。
また、スタッフの才能を見出すために日報や改善提案制度を設けるといいでしょう。
E-mailや口頭では、限界があるんですよね。
フローではなく、ストックです。
●次からは頭を使わずに業務が行える仕組みを作る
いつもではないけど、たまにやる業務ありますよね。
１か月1回。半年に１回など。
特に、このような場合、時間が空くとやり方を忘れてしまいます。
ゼロから思い出すだけでとてつもない時間がかかってしまう。
こんな体験もあるのではないかと思います。思い返してみてください。
ものすごいストレスですよね。
業務手順書やマニュアルを作成することにより、生産性が一気に上がります！
何度も時間を使って思い出して、業務を行う、、、。
これではいけません。
フローではなく、ストックです。
●あなた以外の誰でもできる仕組み、しかも生産性を上げながら。
業務手順書やマニュアルを作成し、随時アップデートすることにより、、、。
①今まで出来なかったことが出来るようになった。
例：資金繰り表を作れなかった。マニュアルによりきちんと資金繰り表を作成できるようになった。
②今まで３時間かかっていた業務が、1時間でできるようになった。
例：資金繰り表が月末後、1日で完成され報告された。ミスもなくなった。
③今まで1時間かかって達成していた成果の精度、品質が良くなる。
例：資金繰り表の見た目がよくなった。増減コメントや来月のコメントもしてくれるようになった。
④ 効率化することによって手に入った時間が、別の①「今までできなかった事」に時間を使えることができる。新たな事に挑戦できる。
「仕組み」があるから今までの業務を他人に任せることができる。
例：新たな業務、個人所得得税を任せられることに。→成長！
これは、生産性（伊賀泰代著）という書籍にも記載してあります。
いつまでたっても、あなたが業務を行ってしまっている。
スタッフが成長できない。
このような状態ではダメです。
しつこいですが、フローではなく、ストックです。
成長の意味
そもそも人材と組織の成長ってなんでしょうか？
それは生産性を上げることほかにありません。
スタッフもあなたの場合も同様です。
仕事には2つの種類があります。
それは、
①付加価値の低い業務（オペレーショナル、定型的な業務）と
②付加価値の高い業務（改善とイノベーション、マーケティングなど）です。
ＩＴの進化、技術革新の激しい現代、グローバリゼーションの現代では、後者に時間を割くことが非常に重要なポイントです。
会社を運営していく上で①に時間を割くことは避けられないでしょう。
しかしながら、100％ここに時間を費やしていては、成長できません。
フロー型の管理では、②に時間を割くことが難しいですよね。
常に忙しい、仕事に振り回されてる状態です。
あなたが、いつまでたっても忙しいままです。
つらいままなんです。
是非、ストック型の仕組みを構築して、業務が自動で回る仕組み、あなたの経験とノウハウが蓄えとすることを可能としてください。
そうすれば、、、。
あなたが忙しいから解放され、あなた自身の時間的な余裕をつくり、成果を出すことを可能とし、しかも成長するスパイラルに入ることができます。
あなたが、ストック型の仕組みによりハッピーになれることを祈っています。
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「 海外子会社管理はしくみが9割！ 」
海外、べトナムにおけるマネジメントの鉄則は、
業務を属人化させない、見える化し、ノウハウ蓄積できる仕組みを作ることです。
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