こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

朝起きると、めずらしくうちのスタッフのヒュエンさんからスカイプでメッセージが、、、。

「とにかく早くきてくれ!」

めずらしいな。そう思いながら、ズイタンのオフィスへ。

事務所に到着。

そこにはあったのもの、それは、、、。

ものすごい大量の印刷物。

「7,000部の印刷!!!!?そして請求書??」

「え!なんで、ヒュエンさん!!!まじで! えっそうなの?」

結局、何種類か印刷物があったので7万円ほど印刷代がかかってしまいました。あと、何回、同じ内容でだせるだろ?

ヒュエンさんは、マナボックスのマーケティングリーダーです。FBとかyoutubeとか、いろいろやってくれてます。将来、有望です。

私自身、マーケティングを学びながら実践しているので、3Mやリード、LTVとか、ターゲットとベネフィットとか、大切なノウハウを伝授してます。教えながら、自分も学んでます。

ベトナムで、DMを送付するため、セールスレターのコピーを業者に印刷をお願いしていました。

ところが、コミュニケーションミスからとんでもない数の印刷物が来てしまいました。

 

どのように勘違いをしてしまったか?

 

私は、指示するためのエクセルに企業数を記載していました。あとは、印刷代がいくらかくらいか知りたかったのでその情報を記載していました。

つまり、「A」というセールスレターが10ページあるとします。500部数必要とすると、10*500=5,000枚分のコピーが必要になりますよね。(説明のための例)

印刷代は、例えば1ページあたり1,000ドンとすると1,000*5,000=5,000,000ドンです。(約25,000円)

 

直接、口頭で指示したときも、「500社ね。」と言ったので問題ないと思ってました。

 

でも、ヒュエンさん、上記の例でいうと、5,000をオーダーしちゃったんです、、、(涙)。

このミスを振り返った時、ある言葉が思い浮かんだのです。

それは、

「明確な指示」です。

 

ダイレクトレスポンス、セールスレターで重要なことは?

 

それは、次のステップについて「明確な指示」がなされていることです。

どんなにいいセールスレターを書いても、読み手が最終的に何をしていいかわからない?というレターでは意味がありません。背中を押してあげる必要があります。

こんな話があります。「不変のマーケティング 神田昌典氏」

ほとんどの人間は脳を使わない。

毎日決まったルーティンを繰り返しているだけで一生が終わる。だから、人を動かすのは、簡単なことである。大抵の人間は、指示されることを待っている。だったら、明確な指示をしたとたん、自分の思う通りに動かすことができる。

北九州のひもの店「じじや」さんが、店頭に面白い看板を出した。「この店には、『ほお~、じじやか、面白い名前だのう』と言ってからお店に入ること。」いう内容である。

すると、多くのお客が本当に、「ほお~、じじやか、面白い名前だのう」と言って入って来たという。

それだけ人は何も考えていないのである。

面白いですよね。

例えば、、、、。

〇「お電話してください!」

 

〇「今すぐ、奥さんと相談して、フリーダイヤルへ電話し○○と伝えてください。」

 

後者の方が、具体的で明確です。行動を起こしやすいのですね。

 

今回の事から、こんな学びがあらためてありました。

情報を少なくする。

 

情報を少なくしてあげる。これがめちゃくちゃ大事です。

情報が多いと、混乱してしまいます。「情報を削る。」これは、情報をいっぱい盛り込むよりも高いスキルが必要です。

今回の場合はなにが、いけなかったのでしょう?

印刷代を計算するための、印刷の数ですね。これは、必要ありませんでした。

明確な指示のためには、余計な情報をいれない。捨てるのです。

わかってるはず?それは通じないから

 

日本で働く場合、同じ日本人ですし、ある程度の指示でもきちんと伝わります。「阿吽の呼吸」なんて言葉もありますからね。

海外でそうはいきません。なぜならば、言語の問題があります。

伝えることのハードルは、自然と日本よりも高くなります。

きちんと理解しているか?これを確認する工程というのがものすごく重要です。面倒がると、倍返しです。

海外、ベトナムで生活しているあなたなら、

「タクシー、行先、全然ちがうじゃん!全然伝わってないじゃん!」

こんな経験ありますでしょう?

 

 

時間に余裕を持つ

 

実は、今回の場合、ドタバタしてしまいました。本来は2日前に送付する予定を立てていたのですが、修正等が必要で何度か延長していました。

そのため、いざ印刷となったとき、急かしてしまったんですね。

焦ってしまう。これによって、ミスが生じる可能性は高くなりますよね。

定型のフォーマット、チェックリストを使う

 

結局、基本的なことに戻るんですよね。

私の指示の仕方が、今までちょっと形式がちがったことも原因でした。

フォーマットおよびチェックリストを利用することでミスを防止できます。

 

また、内部統制的な話でいうと、発注前のチェック、承認というコントロールが有効です。一応、この手の話の専門家なので、つけ加えておきます。(自分の会社でやってなかったんかい!)

 

 

 

ヒュエンさん、泣きそうでした。言いわけもしてきました。「菅野さんの指示が、いけないんだ。」

でも、泣きそうにながら最後には、「私のミスです。ごめんなさい。」と。

金額的にも、彼女らの月給の何倍ですからね。相当、責任を感じていたと思います。

早速、再発防止案(チェックリスト)を提案してくれました。「おーやるねー。」

私的にも、痛いです。経費ですから。キャッシュアウトですから。

しかし、悲観的になりません。ヒュエンさんは、マーケティング担当です。なので、「OK!売上で取り返してくれれればいいよ。」と言いました。

なので、いつも以上に頑張っていると思います!

 

本日は、明確な指示が、海外子会社でもマーケティングでも大事だということについてお話しました。

あなたの会社が、明確な指示により、ミスコミュニケーションを防止できることを祈っていますね。

それでは、また。

 

 

 

 

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