もしも、あなたの経理スタッフがベトナムのレッドインボイスをなくしてしまったら?

こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

レッドインボイスのその重要さは、以下にも記載しています。

インボイスは、お金と一緒だ!

しかし、レッドインボイスは、基本的に紙です。どんなに大切とわかっていても紛失してしまう可能性はありますよね。

(最近は電子インボイスが推奨されてます。)

ベトナム、紙ベースのインボイス廃止か?

こんな悩みをもった人のための記事です。
  • あなたのスタッフが会社が利用した交際費(書い手)のインボイスを紛失してしまった。
  • その場合の手続きの詳細がわからなくて困っている。
  • 自分の会社のインボイスをなくしてしまったけどその場合の手続きがわならない。
  • インボイスが輸送中に紛失してしまい、どうしていいかわからない。

インボイスを紛失する場合は、大きく3つのケースがあります。

それは、

①買い手

②売り手

③買い手でも売りてでもなく第3者

が紛失してしまった場合です。

それぞれ、解説していきますね。

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①買い手が紛失してしまった場合

具体例も交えながら、理解していきましょう。その方が理解しやすいです。

あなたは、レストランで交際費を支払いましたが、後日、送付されたレッドインボイスを紛失してしまいました。

あなた(買い手):A

レストラン(売り手):B

実施しなければいけないことは以下3つです。

①-1 買い手と売り手でしなければいけないこと

ます、【議事録メモ】を作成しなければいけません。

そのメモには以下を含む必要があります。

①売り手(B)がきちんと申告納税していること

②紛失した日付

③売り手(B)と買い手(A)の署名と押印

実際のサンプルはこちら↓

これは、かなり面倒そう、、、、。

①-2 売り手がしないといけないこと

インボイスは綴りになっております。下記をご参照ください。

簡単!ベトナム駐在者がベトナムのレッドインボイスの内容と見方を覚える方法

売り手(B)は、1枚目(売り手が保管)のインボイスのコピーを取ります。そして、売り手の法的代表者の署名と押印をします。

それを、買い手(A)に送付(郵送など)する必要があります。

買い手は、このコピーをレッドインボイスとして代用(議事録メモも保存)することができます。すなわち、損金不算入にも利用できますし、VATの仕入控除にも利用できます。

①-3 買い手がしないといけないこと(なくした人)

税務署に報告書を作成し、報告しなければいけません。これは、紛失した日から5日以内です。

以下は、サンプルです。

 

この報告ですが、紙面でも可能ですが、HTKKというソフトウェアでも報告ができます。

買い手が紛失した時、だれが一番面倒か?

上記に記載した手続きが必要となります。

誰が?なにをするという視点で見てきました。一番、負担がかかるのがだれかわかると思います。

それは、“売り手”ですね。なぜならば、議事録にサインやインボイスのコピーを取らなければいけないからです。

紛失したのは買い手、でも、一番、工数がかかってしまうのは、“売り手”です。

もし、あなたが買い手なら、売り手にいろいろお願いしなければいけないのですね。

そして罰金、、、。

4,000,000ドンから8,000,000ドンの罰金を支払う必要があります。

 

②売り手が紛失してしまった場合

販売者である会社が紛失してしまった場合です。これは、レッドインボイスを作成したけど、その後、紛失等してしまう場合ですね。

この場合は、上記①-3と同様の手続きです。

すなわち、法律で定められた様式従って、書類を作成し、税務署に報告します。

そして、罰金も同様に発生します。

売り手でも買い手でもなく、第3者が紛失してしまった場合

例えば、インボイスを郵送している人が、紛失してしまった場合です。

この場合の責任は、雇用したものの責任とされています。つまり、売り手か書いてです。

通常、レッドインボイスを郵送するのは、売り手です。そのため、そう考えると②のケースにあたるのが多そうですね。

もし、あなたがお客さん(買い手)にレッドインボイスを郵送し、郵便局がなくしてしまったとします。その場合、あなた(売り手)が、税務署に届け出をする必要があります。

郵便局は大変ですね。責任重大。

ちなみにベトナムの法律の原文は、、、。

以下のようになっています。

No. 39/2014/TT-BTC

Article 24. Lost, burnt, damaged invoices

1. When an invoice is lost, burnt, or damaged, whether it is issued or not issued, the entity must notify the supervisory tax authority using template 3.8 of Appendix 3 enclosed herewith within 05 days from the day on which the invoice is lost, burnt, or damaged. If the deadline (the fifth day) is a day off as prescribed by law, the actual deadline shall be the day succeeding that day.

2. In case the seller has issued an invoiced after selling goods/services, but then the seller or the buyer loses, burns, or damages second copy of the issued invoice, then the buyer and the seller shall make a record on the case, which specify the month in which tax on the copy 1 is paid, append signatures and full names of legal representatives (or authorized persons), seal (if any) on the record; the seller shall photocopy the first copy of the invoice, append a signature and seal on the photocopy, then give it to the buyer. The buyer may use the photocopy bearing the signature and seal (if any) of the seller and the record on the lost, burnt, or damaged second copy as evidence for bookkeeping and tax declaration. The buyer and the seller are responsible for the truthfulness of the loss or damage of the invoice.

If the loss or damage of the invoice is related to a third party (e.g. a goods deliverer or invoice deliverer), responsibility shall attributed depending on whether the third party is hired by the buyer or the seller.

★本日のまとめ★

・インボイスを紛失するパターンは3つ(買い手、売り手、第3者)

・買い手が紛失した場合、①議事録②インボイスのコピー③税務署へ報告

・この場合、売り手に迷惑がとても掛かってしまう。

・売り手が紛失した場合、③税務署へ報告(レッドインボイスの無効化)

・第3者が紛失した場合は、その第3者との雇用関係による。通常は輸送中になくなることが想定されるから売り手が責任を負うケースが多い

いかがでしたでしょうか? 本日は、ベトナムのレッドインボイスを紛失した場合の処理について説明させて頂きました。

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