こんにちは、すげのです。
テレワーク、在宅勤務が、とても話題になっています。よく聞きますよね。
というのは、新型コロナウイルスの影響で、自粛要請によって外出禁止という傾向にあるからです。
ベトナムもその影響をもろにうけています。2020年4月1日から月末まではなんだかこの自粛が続きそう……。
そこで、マナボックスベトナムでも、テレワークによる在宅勤務について導入しました。以前から導入はしていたのですが、利用率が低くかったです。
ただ、今回、コロナの騒ぎによって、ほぼみんな利用するようになりました。
この記事のもくじ
サイボウズ式のテレワークによる在宅勤務の弊害とその克服方法
おもしろい記事を見つけました。
「在宅勤務なんてPC1台あればできるでしょ」でも、実際は違った──3年間の試行錯誤でたどり着いた「テレワークの工夫」
です。
サイボウズさんは、自由な働き方を推奨しています。ずっと前からファンでした。
上記の記事では、テレワークによる在宅勤務の、”壁”についてどのように克服したか？が書いてあります。
- テレワーク・在宅勤務の困りごととは一体何か？
- そして、どのように克服したか？
です。
これを、ベトナムの弊社でも検討してみました。
テレワーク（リモートワーク）とは「tele＝離れた所」と「work＝働く」をあわせた造語で、ICTを活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方
つまり、コワーキングやカフェで働くことやビーチで働くことも、テレワークです。
一方で、在宅勤務とは、あなたの家で働くことです。
つまり、テレワークの方が、概念的に意味が広いです。
在宅勤務の壁とその克服の３つのキーポイント
記事によれば、以下の事が”テレワーク・在宅勤務の困りごと”としてリストアップされています。
“テレワーク・在宅勤務の困りごと”は、業務編とプライベート編に整理されていました。
- 社内の情報にアクセスできない問題
- 紙の書類を受け取れない／提出できない問題
- 作業環境が悪い問題
- コミュニケーションが難しい問題
- ツールの使いかたが分からない問題
- その場に行かなければ仕事にならない問題
- 気分転換しにくい問題
- 運動不足問題
- さみしい問題
- 時間管理が難しい問題
- 子どもの世話が必要問題
- パートナーからのさまざまな依頼問題
また、テレワークを成功させるポイントして以下の3つがあります。
タスクを円滑に進める、情報共有するための「ツール」（例：ZOOM)
テレワークにおける「ルール」を決めること
チームや組織での「信頼関係」が前提条件となっていること、心の在り方
これらを、まとめると以下のような表にできるかもしれません。いろいろ絡みあってきますね。例えば、プライベートの壁であれば、ルールによって解決できるなど。
| グループ | 3つのポイント | 壁 |
| 業務 | ツール、ルール | 社内の情報にアクセスできない問題 |
| ツール | 紙の書類を受け取れない／提出できない問題 | |
| ツール | 作業環境が悪い問題 | |
ツール、マインド | コミュニケーションが難しい問題 | |
| ツール | ツールの使いかたが分からない問題 | |
ツール、ルール | その場に行かなければ仕事にならない問題 | |
| プライベート（感情） | 信頼・マインド | 気分転換しにくい問題 |
| 信頼・マインド | 運動不足問題 | |
| 信頼・マインド | さみしい問題 | |
信頼・マインド、ルール | 時間管理が難しい問題 | |
| 信頼・マインド | 子どもの世話が必要問題 | |
信頼・マインド | パートナーからのさまざまな依頼問題 |
テレワーク・在宅勤務の工夫―業務編（マナボックスベトナムの場合）
それでは、それぞれ検討していきますね。実際に弊社のスタッフに（一部の人）聞きました。
1-1社内の情報にアクセスできない問題
日常の業務が紙ベースの場合、会社の情報を持ち出すことができないかもしれない。
また、情報がデータ化されていても、社内情報にアクセスできない可能性。そもそも、自宅で使えるPCがない、ネットワーク環境がない場合
MANABOXベトナムの対応
- アクセス制限のある共有フォルダを設置
- クラウドのツール、ナレッジボックス及びKINTONE
- 各自PCを持っている
- WIFIは、カフェやコワーキングスペース、家の環境による
今回の非常時でも、とくに業務に影響はありません。もともと、テレワーク推しですから。
クラウドの共有フォルダで情報を共有できます。また、KINTONEで日報やタスクの共有ができます。
アインさんと、Thu さんと同じ意見です。ちょっと家のWIFIが安定しないくらいです。
同じです。特に、情報へのアクセスについて大きな問題はありません。
情報アクセスについて大きな問題はないですが、紙ベースの情報をすぐにみれない不都合さはあります。
問題ないです。共有フォルダやナレッジボックス、KINTONEでできます。
同じです。私の場合は、Ultra viewを使って会社の端末を操作することもあります。
WIFIがあるので、問題なく会社の情報にアクセスできます。
1-2 紙の書類を受け取れない/提出できない問題
請求書や領収書などをはじめ、社外のやりとりは紙で行われる情報も多くある。
インボイスや契約書等が手元に届かないと仕事にならない経理の人もいるだろうし、立て替えた領収書が提出できずに、経費の清算が困難。
印鑑やサインによる社長の承認も、物理的に不可能。
MANABOXベトナムの対応
- 出来る限りスキャンを利用して電子化
- 社内関係の申請・承認は、ツールを利用（紙は基本使わない。税務上必要なやつは残す。）
- どうしようもないのは会社に来るしかない。
たまにオフィスに来るしかないです。まあ、私の場合、家から400Mくらいなので問題なし☺
どうしても、ベトナムの法律上、サインが必要なものがありますから。
でも、申請や承認については、なるべくツール使うようにします。KINTONEなど。
スキャンで電子化できるものは電子化。
どうしても無理なのは、オフィスに来るしかないですね。
最低限、何人かスタッフがオフィスにいる体制が必要かも。
スキャンで管理できるのは、それで、管理します。
どうしても、必要な場合はスタッフにオフィスに行くように指示するしかないかなと思います。
どうしても紙ベースが必要なのがあるので、それについては、優先的にオフィスに来て処理する必要があります。
スキャンで管理できるものについては、スキャンで管理します。
インボイス系については、E-invoiceが普及してきているので、特にオフィスに来る必要性が減ってきましたね。より、こういう流れになると思います。
まず、受け取りの方ですが、どうしても紙ベースの場合は、オフィスに来るしかないですね。
提出の場合は、きちんと計画するのが大事。きちんと指示が出せれば、若いスタッフにもお願いできます。
事務所が来るのが好きなので来ちゃいます！
必要な場合は来るしかないですね。
1-3 作業環境が悪い問題
机や椅子は特別なものがなくても確かに仕事はできるが、机の大きさや椅子の快適さは仕事に与える影響が大きい。肩の凝りや腰の痛みのように、体の負担を与えているかも。
また、となりにベッドがあったら……。
「ノートPCだと画面が小さくて疲れる」というのもある。
MANABOXベトナムの対応
- オフィスに来れる場合は来る
- 机や椅子を購入する
- ベトナムの場合、すべての家にエアコンがないので、夏はどうするか？疑問……。
これが一番大事ですね。私にとって。この自粛要請以外の時期は、カフェで仕事するノマド族ですから。
私は家で仕事できないので、オフィスに来ています。大きな机やスクリーンを使って鬼作業してます。
私の場合、家に仕事に最適な、机と椅子があります。なので、問題なし。事務所ちょっと遠いですし、家の方が仕事がはかどることがあります。
一応あります。でもオフィスの方が好きです。エアコンがないし。
たぶんは夏は、暑すぎて、在宅勤務できないかな。
あります。
でも、オフィスの方が仕事が進むので、オフィス来ちゃいますね。
はい。あります。家でも問題なく仕事できます。
あります。
でも、寝室から離れる必要があります（笑）。誘惑に負けちゃう。
机はあるんですが、エアコンがない。家で、ずっとはキツイですが、途中でカフェとかで気分転換できればいいと思います。
コロナウイルスの特別な時期は、基本家で仕事しますが、オフィスにも行けるので、行きたくなったら行きます。
仕事をするための机がないんです（😢）。Wifiも遅いし。
なので、家では基本仕事できません。
問題なし！
1-4 コミュニケーションが難しい問題
対面のように気軽に相談できないし、慣れていないとテキストのやり取りも面倒くさい。
トラブルや急ぎの業務を文章で伝えなければいけないのは、かなりのストレスになる。
MANABOXベトナムの対応
- SLACK等のチャットツールをフルで利用
- ZOOM等で顔の見えるビデオ会議を多用
- 絵をかいて説明
- 評価を明確にわかりやすくする。アウトカムで評価
私とベトナム人とのコミニュケーションは、日本と違って、言語の問題があるからも元から困難です（笑）。なので、テレワークだからっていうのはそこまで問題ないかもです。図やホワイトボードでの説明ができなくなるくらいですが、そこは痛いですね。
スラックなどのツールをフル活用。あとは、なるべく絵をアイパッドで書いて、写真で、スラックで送ったりしてます。
スラックとか便利なツールがあるので、不便はあんまり感じません。ただ、対面の場合が優れている場合はやはりありますね。
ZOOMでそれが解決できるか、トライ中です。
ZooMなどのオンラインツールを積極的に導入
ビデオ会議で解決できます。
チャットやビデオ会議で、十分なコミニュケーションが可能ですね。でもやっぱり、Face to Faceが効果的な場合があるよ。
スラックやスカイプで解決できます。でも、対面の方が早い場合がありますね。やっぱり。
インターネットがあるから、スラックやスカイプで家からでも問題ありませんえ。
ビデオ会議で解決できます。でも、このビデオ会議に関して、マニュアルなどあった方がいいかと思いました。
ビデオ会議で解決できると思います。
チャットは以前から使ってますし。
私は、マーケティング部門なので、コンサル部門と深い話はしませんね。チャットだけでも問題ないですね。今のところ。
スカイプやEmailがあるので、問題ないですね。
1-5 ツールの使いかたが分からない問題
テレビ会議システムやグループウェア使い方など、仕組みはあるが、使いかたが分からないケースが発生。
MANABOXベトナムの対応
- 基本みんな若いから理解している
- 難しいところは、システム会社に研修をお願いしてマスターする
特に問題ないですね。みんな若いし、ツールを使いこなしています。
KINTONEをもっと効果的に使いたいと思っています。
なので、研修をお願いする予定です。
現状使っているツールですが、問題ないですね。わかります。
大丈夫です。みんな知ってる。
大丈夫です。みんな知ってるよ！
大丈夫。みんな知ってます！
OK。知ってます。
基本問題ないです。
ただ、一部KINTONEでわからない部分があるので、ITリテラシーを上げるチャンスだと思って、勉強します。
問題ないです！
大丈夫！わかる！
問題ないです。調べればわかります。
1-6 その場に行かなければ仕事にならない問題
例えば、営業職では、仕事内容により「対面ありき」の場合、在宅勤務は難しい。法律上の要請で役所に行く場合も該当する。また、製造業のように、物理的な「モノ」を扱っている場合も、テレワークのハードルはかなり高い。
MANABOXベトナムの対応
- 社内だけでなく社外もZOOMを可能な限り多用する
- 例えば、オンライン面接、オンライン面談、オンラインセミナー、オンラインコンサル、オンラインコンテンツの充実化
新型コロナウイルスがきっかけで大きく変わるはずです。
われわれは、製造業(製造業は現場が前提の場合が多い）ではないので、ZOOMで解決できることが大きいことを実感しています。
例えば、クライアント様へのコンサルや面談も、オンラインツールで実施していて、効果を感じています。顔が見えれば、対面と同様の安心感がありますね。
その場にいかなければいけないの常識を疑ういいきっかけになったとポジティブに考えています。おかげで脳みそフル回転で、夜はクタクタです。
クライアントとどうしても対面が必要な場合や、オリジナルの文書のやり取りは、その場にいかないといけないです。
ただ、クライアント様との打ち合わせもオンラインで実施できると思います。
クライアント様との打ち合わせもオンラインに移行していくと思います。実際に何件かしてみて、大きな問題はないですね。
打ち合わせなんかはなるべくオンラインに移行していくと思いますね
新型コロナウイルスの影響で、オンラインに移行できるものオンラインでのコミニュケーションになると思います。お客様との打ち合わせもそうだし、セミナーもオンラインになると思います。
オンラインでの打ち合わせに移行できないか？とお客様に聞いてみると思いますよ。大丈夫だと思います。
オンラインでのコミニュケーションに移行していくと思います。どうしても、対面が必要な場合は、会って話す必要がありますね。
やはり、オンラインに移行していくと思います。お客様に説明して、オンラインで打ち合わせが可能な場合は、そうします。
その際、事前に資料をメール等で送付していれば、効率的にコミニュケーションがとれると思いますよ。
私の役目からすると今のところ、該当ないですね。影響がないです。
オンラインでいけると思います！
テレワーク・在宅勤務の工夫―プライベート編（マナボックスベトナムの場合）
次の項目としては、プライベートの部分です。マインドの部分といってもいいですね。
2-1気分転換しにくい問題
在宅勤務の場合、仕事とプライベートの切り分けがなく、気分転換が難しい。あきちゃうし、仕事に集中できないといった問題もある。
MANABOXベトナムの対応（基本は個人にまかせる）
- HIITなどで運動
- コーヒーを飲む
- Spotifyで、音楽を楽しみながら集中
- ちょっとした運動
- 軽食
- フォーマルな服装
私、テレワークはめちゃ得意なんですが、在宅勤務は無理なんです（汗）。
生産性が落ちてしまうので。
これまでは、午前中は、ジムとか家で作業。午後からオフィスやカフェでしてました。
今は、音楽を聴いたりして気分転換してます。アパートで、HIITもしてます。脳みそスッキリしますよ。
在宅勤務の場合は、移動しながら気分を変えています。キッチンに行ったり、寝室に行ったり。そして、また仕事に戻ります。こうやって気分転換しています。
私は音楽聞きながら仕事します。またちょっとした運動もして、気分転換！
家だと難しいです。ストレスを感じたら、作業をやめます（笑）。
オフィスの方がやはり、集中できます。
家の中を移動したり、お茶を飲んだり、スナックを食べて、気分転換しますね。
3分から5分間の運動して気分転換します。あとはミルクティー飲んだり、ケーキを食べたりですかね～。
私の場合、誰かが、プッシュしてくれないと怠けちゃう（笑い）。誰かに見てもらってるといいんだけど。いいプレッシャーになって。
あとは、きちんとフォーマルな服装で仕事すると、気持ちが引き締まるよ！
バルコニーにでてちょっとした運動してリフレッシュします！
音楽聞くと気分がリフレッシュできますね～
問題なし！
2-2 運動不足問題
会社に通勤していれば、それなりに歩いたり動いたりする。だが、在宅勤務では動く範囲がトイレに行くぐらいで、運動不足になりやすい。
ただ、ベトナムでは、バイク通勤なので、在宅勤務の前からこの問題はあり。
MANABOXベトナムの対応（弱みなので、より強化する。強制できないので情報を共有するくらい。）
- HIITなどで運動（新型コロナウイルスの自粛要請時はこれくらいしかできない。）
- ジムへ通う
- 近くの公園で走る
- ヨガをする。
運動は、この年になってめちゃくちゃ意識してます。
脳を鍛えるには運動しかない！最新科学でわかった脳細胞の増やし方 って書籍（ダイゴの動画で知った。）で人生変わりました。
運動を継続的にしてます。コロナ以前は、20分ジム行くというのをしていました。
でも今はジムがやってないので、HIITをアパートでやってます。
スタッフにもyoutububeでHIITを紹介しました。
家で、ちょっとした運動しますね。
ちょっとした運動をしてます。眠くなったらすることが多いです。
全然してないです（涙）。
やんないと！
仕事が終わった後に、ちょっと運動するくらいです。
たまにしか運動しません……。
やってます！1週間ごとのターゲットを定めてアプリでみんなで共有しています。共有しているから、自分を追い込めます。
たまに運動するくらいです。
カフェに行くときに歩くくらい（😢）
いつも18時くらいにウォーキングしていました。
2-3 さみしい問題
家で仕事をするのは、孤独かもしれません。ニュースを書いたり、プレゼンのスライドを作ったりするような、一人集中する作業にはいい。しかし、仲間との何気ない会話はできないし、仕事で行き詰ったときに愚痴を聞いてくれる人もいない。寂しく感じてしまう。
MANABOXベトナムの対応
- チャットでいつでも会話
- オンライン打ち合わせで顔が遠隔でも見れる
- たまにオフィスに来る
私の場合は、たまにオフィスに来て、やはり顔を見ることですね。
後は、スラックやスカイプで、ベトナム人スタッフとチャットすることで癒されています。
また、オンラインでの打ち合わせもできますので、顔も見れますしね。
寂しくないです！
1人で、集中モードになって、仕事することも重要です。チャットで会話できますし、寂しくはないですよ。
テレワークを始めたころは、寂しいと感じましたし、退屈と感じてました。
でも実際始めると雑音がなくなって集中できることがわかりました！
寂しいです～。
だから、毎日は無理です。みんなに会いたい。
寂しいですね。けど、仕事に集中するという意味では、家でも一人もいいですよ。
私は、いろんな環境にすぐ対応できます！さみしいと思ったら、チャットしますし、会いにきますよ。
さみしいけど、いろんな工夫ができますよ。定期的なオンライン会議で顔を見たり、みんなで英語を勉強したり。
わたしはずっと家で一人だと寂しいです。たまにテレワークするのはいいけど。
オフィス来ちゃいますね。
全然問題なしです！
2-4 時間管理が難しい問題
在宅勤務の場合、仕事とプライベートの物理的な区切りがない。そのため、時間管理がやりにくい可能性があり。
MANABOXベトナムの対応
- KINTONEでタスクを各自、予定を立て共有
- 本人に任せる（さぼってもいいよという姿勢。実はこっちの方が厳しい管理）
- きちんと、”アウトカム”で評価する仕組みの強化
- ツールを使っての業務の漏れを防止
私は、完全にクロノタイプに従って、仕事してます。私は、オオカミ型なので、17:00からエンジンがかかるという悲しい特性。
また、スタッフに対しては、そこまで管理してません。私自身、管理することが苦手なのと管理するため時間のムダって思っているからです。ある意味、冷たい人です（笑）。
その代わり、きちんとルールとツールは、最大限利用します。
評価は、”アウトカム”で。ルールを守らなかったら、自動的にマイナス評価になる仕組みなど。
KINTONEを使ってコミットメントシートアプリを作りました。業務の漏れを防止するのに役立ちます。
はい。自宅だとより難しいですね。
ノートにTo do を取ることで、きちんと管理しています。これによって場所の影響はあまりないようにしています。
結果で評価される。
ので、時間管理は自分次第ですね。Kintoneで予定を立ててタスクを実行しています。
ポストイットを使って仕事を管理しています。おすすめ。
私もノートで業務を管理しています。
私なりに管理しています。仕事の間にリフレッシュをはさむことで、業務の生産性があがります。
昼間に私用の事しますけど、それは、仕事時間を後にずらして、仕事を管理しています。
ポストイットで、仕事と時間を管理しています。
私の場合、全然問題なしです！
2-5 子どもの世話が必要問題
子どもがいる環境で仕事をする場合、一人になれる仕事部屋があればいいが、そうはいかない。
ベトナムでは、みんな若くして結婚する。子供がいながら、働く人はとても多い
MANABOXベトナムの対応
- 本人に任せる
すいません。独身です。
特にそんなことは経験ないですね。
時間を決めて、管理していまね。家事等の時間で、作業できなかった場合は、時間をずらして作業します。
該当なしです。
独身です。
影響ないです！
該当なしです。
該当なしです。
該当なしです。
独身です。
2-6 パートナーからのさまざまな依頼問題
自宅で仕事をしていると、パートナーから頼まれごとや、さまざまな依頼を受けることがあるようです。
MANABOXベトナムの対応
- KINTONEでタスクを各自、予定を立て共有
- 本人に任せる（さぼってもいいよという姿勢。実はこっちの方が厳しい管理）
- きちんと、”アウトカム”で評価する仕組みの強化
- ツールを使っての業務の漏れを防止
すいません。独身です。
該当なしです。
うーん。子供の世話しながらですが、朝早くとは寝た後などに仕事するなどしてコントロールしてますね。
該当なしです。
独身です。
はい。いまのところ、問題なしかなと思います。子供が原因で、パフォーマンスが落ちたら、テレワークはしないと思います。
該当なしです。
該当なしです。
たまに、家にいると、食事の支度とか、掃除をお願いされることがあります……。
独身です。
★本日のまとめ★
本日は、テレワークによる在宅勤務についての困難（サイボウズさんが体験した困りごと）について、ベトナム人スタッフに質問して検討してみました。
3つのポイントでまとめたいと思います。こちらは、弊社の対応です。
便利なツールはすべて取り入れる。①チャットツール、ビデオツール②業務管理ソフトウェア（Kintone,ナレッジボックス）③仕組み化（マニュアル化、見える化）
①原則として個人の働き方を尊重（超フレキシブル）（基本は、何も言いません。実験中。）②Kintoneによる日報の提出（生産性評価） ③公平な評価（成果物で評価、これが実は一番スタッフに厳しい。
ウソをつかず、情報を公明正大に共有 。これが出来ない人は、ダメ。相手をリスペクト。
ブラックボックスした仕事を見える化・標準化しませんか？
業務が属人化・ブラックボックスしていると、退職や産休があった時に業務が停止してしまいます。標準化することでリスクマネジメントを可能とします。
すぐ結果を出したい駐在員様へ
