こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

経理部の担当者たくさん入力してるんだろうね?

ベトナム人のスタッフが毎日、パソコンに向かって請求書やら伝票やら打ち込んでいる。大変そうだな。
会計システムへのエントリーの数、月に1000件も? そりゃ大変だよね。
月次決算の資料が完了するまでに時間がかかるのもしょうがない。

ベトナム子会社の社長、管理者であるあなたはこんな風に感じたことありませんか?

ちょっと待ったー!そう思うのは早いですよ!

入力の数に惑わされてはいけません。

会計帳簿への入力は難しいようで実はとってもシンプル

本日は、会計帳簿への入力をシンプルに考える方法をお教えしますね。

この方法をいったん理解し、実践して頂くと…。

★仕訳の入力完了までの時間が大幅削減できます
あの子、今日はなにしてんだろ?作業量がきちんと理解できれば適切な指示も可能ですね。

★入力ミスが防止できます
先月と全然違う金額じゃないかってことありますよね。調べてみると入力が間違えてました…。なんてことも。

★担当者が産休や退職したとしても経理業務が問題なくまわります
会計帳簿に入力したい。でもどの科目に?必要な書類、エビデンスは?こんな場面に遭遇したことありませんか?
こんな悩みも解消できます。

★あなたの頭の中がスッキリしあなたの感覚と数値がリンクしてきます。
経理は苦手だから…。あなたは、そう思ってるかもしれませんね。でも、そんなことありませんよね。
会社のこと取引のことをよくしっているのは誰ですか?ベトナム人のスタッフでしょうか?
もちろん、あなたですね。

というような効果が期待できますよ。安心!ですね。

そのポイントはズバリ、グルーピングです。ロジカルシンキングなんてもいったりしますけど。そんなに難しく考えなくても大丈夫ですよ。

簡単に行ってしまえば、次のステップを丁寧に実行してださい。

①取引の特徴を探し出す。
共通する意味を抜きだします。

②その特徴をまとめる。
特徴をグルーピングします。
売上?仕入れ?支払い?入金?

③リスト化する。
グルーピングしたら、それを整頓してリスト化しましょう。
この時、取引の特徴だったり注意点、どのような根拠資料が必要か記載するといいですよ。

えっ!量が10分の1以上減った?仕訳が楽になる!

こうすることで月に1,000個ほどあった取引も100個ぐらいのグループに減らせるはずですよ!
10分の1ですよね。
ということは100個のパターンの入力のベトナム会計の説明書、マニュアルを作成してしまえばそれが仕組みとなりますね。

このように標準化してしまえば、普段なんとなく仕訳を入力して時よりもスピードが上がります。しかも入力ミスも減ります。
仕訳のパターンによって注意点や実施することは同じですからね。
新人への教育にもピッタリです。リストを見ながら頭の中を整理して入力してもらう。迷ったらリストをきちんと確認させる。

なんとなく…。感覚で…。ではダメなんです。やっぱり基本、型(カタ)が必要です。

ぜひ、会計帳簿への仕訳のグルーピングによる標準化、実践してみてくださいね。

あなたの会社が仕訳の標準化によって決算早期化につながることを祈っております。