ベトナムで事業をしている企業の皆さま、社会保険査察ってどのように対応していますか？
「何を見られているのかわからない」「準備が間に合わない」と感じる方も多いかもしれませんね。
特に製造会社ではベトナム社会保険の査察がくることがちらほらあると聞きます。
実は、社会保険査察官がチェックするポイントは大きく分けていくつかの共通点があります。この記事では、指摘されやすいケースとその対策についてわかりやすくお伝えします。
失敗事例から学べることはかなり多いのです。
この記事のもくじ
指摘されやすい５つのカテゴリ
大きなところですが５つの視点について紹介します。なおラボでは深堀したチェックリストの解説をしています。
>>M-Lab_ベトナム社会保険検査官から指摘されやすい17のこと【チェックリストとして使えます！】
1. 労働契約や労働条件に関するケース
労働契約が書面で作成されていない、試用期間が法律で許される期間を超えているなど、基本的な契約内容に不備がある場合です。これは労働者の権利保護の観点から、最も厳しくチェックされるポイントです。
2. 給与や給与体系に関するケース
給与が最低賃金を下回っていたり、給与体系に透明性がない場合が該当します。また、保険料の計算に必要な給与が正しく申告されていないケースも指摘されやすいです。
3. 社会保険や福利厚生に関するケース
社会保険の登録が遅れたり、外国人労働者や複数の職場で働く労働者が未登録の場合です。さらに、保険料計算に手当が含まれていないケースや退職給付の申請が遅れることも問題視されます。
4. 労働時間や休暇に関するケース
病気休暇や産休中の労働者が出勤扱いとして記録されるなど、休暇や労働時間に関する管理ミスが挙げられます。これらは勤務記録の不備としてチェックされる可能性が高いです。
5. 労働者管理や報告義務に関するケース
労働者数の変動を適切に報告していない、または労働契約書や個人情報が未管理の場合です。これらは、労働者の権利保護や法令遵守の観点から、指摘されるリスクが高まります。
指摘を防ぐためのベストプラクティスのアイデア
1. 定期的な社内監査を実施
労働契約、給与体系、社会保険の登録状況を定期的に見直しましょう。
具体的なステップ:
- 労働契約書の全件確認（署名の有無、内容の更新状況）。
- 最低賃金や法定手当を基にした給与計算の適正性チェック。
- 社会保険登録と未登録者の有無を確認するリストアップ。
上記のようなチェック項目をすべて含むチェックリストを用いるのが効果的です！
>>M-Lab_ベトナム社会保険検査官から指摘されやすい17のこと【チェックリストとして使えます！】
効果:
早期に不備を発見することで、査察での指摘や罰金を未然に防ぎます。また、内部の透明性を高め、従業員の信頼向上にもつながります。
2. デジタルツールをフル活用しよう！
給与計算や労働者情報の管理に、デジタルツールを導入しましょう。
おすすめツール:
- クラウド型給与計算ソフト、社会保険ソフトウェア: 自動で最新の法改正に対応し、計算ミスを防ぎます。
- 労働者データ管理システム: 契約書、個人情報、勤務記録を一元管理できるツール。
例:
「手動で給与計算をしていた企業が、デジタルツール導入後にミスを大幅に削減し、査察での指摘ゼロを達成したケースがあります。」
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効果:
業務効率が向上し、法令違反のリスクを軽減します。さらに、情報の一元管理により、監査対応がスムーズになります。
3. 法律や規制の最新情報をキャッチアップ、専門家は時間を投資している。
ベトナムの労働法や社会保険制度は頻繁に改正されます。最新情報をキャッチし、社内に反映することが重要です。
具体的な方法:
- 信頼できる情報源（政府機関、専門家）から最新ニュースを定期的に収集。
- 労働法や社会保険法に精通したコンサルタントを雇用。
- 社内研修を定期的に実施し、従業員に変更点を共有。
手前みそではありますが、専門家の法律や実務の例などの専門知識を得るためにはものすごい時間を投資しています。CHATGPTではわからないことも知っています。まあ、ベトナムは特にそうでしょう。正解がないというか。会社で採用するのであれば4000USD〜10,000USD/月の専門家に数百ドルで依頼すると思えばとても安いという考えかたもできると思います。
例:
「〜〜〜というも問題に対応するため、企業が専門家のサポートを受け、迅速に手続き変更を行いトラブルを回避した事例」
マナボックスでの顧問でもそのような支援をしております。
効果:
法律違反による罰則や従業員の不満を防ぎます。また、規制を遵守する企業としての信頼性を高められます。
