みなさん、こんにちは!マナボックスの菅野(すげの)です。

 

平均的なビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間で何時間かご存知ですか?

 

(A)約50時間
(B)約100時間
(C)約150時間

 

正解は…。

 

Cです。 150時間です。

日付に換算すると年間でなんと19日です!

海外子会社だともっと時間がかかっているかも?

 

新興国などの海外の会社だと、スタッフが自分の会社パソコンだけにデータを保管なんてこともありませんか?

退職も多いですし、時には、データを探すのに半日かかった!なんてことも。

日付に換算したら年間で先ほどの平均的な19日をゆうに超えているでしょう。
あー恐ろしい。

ものを探すだけで19日以上なんて。

「2015年のこの部品の売上情報を知りたいから教えて!」

スタッフが資料が提出するのに

A:数十分。
B:たった数秒。

あなたの会社はどちらでしょうか?

もし、あなたの会社がもしBであるとするならば、年間でものすごーく時間を無駄にしているかもしれません。
いや、時間だけでなくあなたのストレスの原因にもなっていませんか?

私自身まさにそのような経験がありました(涙)。

本社向けに提出する資料のため必要な情報があったのですが、担当者が休暇中。
資料がどこにあるかわからないので、結局電話して確認することになりました。日本ならパワハラですね。
時間は使うわ、嫌な思いするわで大変でした。

決算資料が個人の勝手なルールで保管されており、ハチャメチャでした。
共有フォルダを見た瞬間

「うわっ!」って状態です。

そんなことだから、何がどこにあるのなんかわかりません。

そのため、上記のような問題が生じてしまうんですよね。

 

業務で使うエクセルなどのデータについて、ほしいものがいつでも取り出せて活用できる状態

いわゆる「整理」するとストレスを解消できます。間違いありません。無駄な時間も削減!

この探し物をしているムダな時間を「仕組み」によって「整理」するだけで、年間で何十時間もあなたの時間は増えますよ!

データを整理して保存するための3つのポイント

本日は、データを整理するための3つのポイントを共有しますね。

整理すれば、欲しいものがいつでも取り出せて、活用できる状態になります。

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1)保管場所のルールを決めて体系的に保管!

経理部門であれば勘定別や年度別などすると整理されますよ。

例えば、現預金や売掛金のフォルダを作成してから、2017年3月期などと整理するといいかもしれませんね。

この時のポイントは、森から木というように大きな視点でまずフォルダを作成し、それをブレークダウンするということですね。

2)データ保存の名前のルールを決める!

簡潔な名前、年度、月というようにルールを決めると後から探しやすいですね。

例えば、「銀行勘定調整表_201703_4月」という風にルールを決めておくといいでしょう。

3)クラウドで情報を共有する!

情報を共有しないと、時間やチャンスを無駄にしているかもしれませんよね。

今の時代クラウドを利用することによって、いつでもどこでも情報共有できます。

本社の海外事業部の担当の方が海外子会社の経理資料を共有できれば退職や休日であったとしても問題はありませんよね。

検索時間が減ることによるベネフィット

あなたがほしい情報を指示したら、すぐ出してくれるスタッフ、そんなスタッフ、素敵ですよね。

普段使っているデータを整理して保管するだけで、たくさんの時間を生み出せるようになりますよ。

その時間でなにをするかはみなさんの自由です。

◎早く帰宅して飲みに行く。
◎ほかのもっと戦略を決めるなどの大事な仕事に時間を充てる

さらに、時間だけでなくてあなたの脳みその負担も減りますよ!

記憶しなくてもいいようなことまで記憶することは脳のムダ使いです。

「仕組み」でデータを「整理」すれば、ものの場所をいちいち「覚えておく」必要ありませんよね。

あなたの会社が「データを整理する」ことにより最大のパフォーマンスを発揮することを祈っております。