こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

ドラクエ11が発売されるそうですね!

昔のことを思いだします。少年時代、夏休みにこのゲームに熱中していました。

夏休み、、、。

ところで、あなたは、小学生時代の夏休みの宿題をどうやっていましたか?

私は、夏休み終了際の8月後半に大慌てでやっていました(汗)。

もっと計画を立てて、最初から少しづつ終わらせておけば、どんな楽だったのだろう?

このように感じているのは私だけではないはずです(笑)。

本日は、決算早期化のコツについてお話していきたいと思います。

月次決算の遅い会社は、夏休みの宿題を終わり間際にまとめてあせってやる人と、とても似ています。

本日のお話を参考にして頂ければ、劇的に月次決算が早期化すること間違いなしです。

月次決算が早期化すれば、経営管理のレベルがあがること間違いありません!

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業務フローを見直す!本当に月末じゃないとできないのか?

あなたの会社の経理部の人たちをよく観察してください。月末後2~3営業日は忙しそうにしているのではないでしょうか?

「決算業務だから、いそがしいの!」

チーフアカウンタントさんがそんなこと言っているのではないでしょうか?

大量の伝票、請求書の入力業務など。でもね…。

それって、本当に月末後でしかできないような内容のものなのでしょうか?

決算が遅い会社の特徴として、

  • ・月中は暇そうだ。
  • ・月末後は、とても忙しそう。

などがあります。

もし、あなたの会社がこれにあてはまるようなら要注意です。期中にもできるんじゃないの?という視点が大事です。

これは平準化ともいえるでしょう。

業務ごとに検討してみる。

各業務ごとにそれぞれ見ていきましょう

〇売上プロセス

売上の流れを見ると、どの会社も一般的に下記のようになります。

①見積り→②受注→③出荷・納品→④売掛金・売上の帳簿記入→⑤請求書発行→⑥回収→⑦債権管理→⑧貸倒処理→⑨貸倒引当金設定

あなたの会社にもこのプロセスがあてはまるはずです。

決算の遅い会社の特徴は、④からの業務を「決算業務」としてまとめて月末後に実施しています。

月末後に1か月分の売上をまとめて帳簿記入するようだと、とても時間がかかりそうですよね。

一方で、決算の早い会社は、⑦までを日常業務としての業務としてとらえています。(月に一度ではなく、毎日か、週に一度など行う。)

⑧、⑨のみを決算業務として実施します。

月末後だって、1日分の入力業務なので売上確定するまですぐですよね。

イメージは以下の通りです。

〇購買プロセス

購買(材料や消耗品の購買)の流れを見ると、どの会社も一般的に下記のようになります。

①発注→②入庫・検収→③仕入買掛金の帳簿記入→④公式インボイス入手→⑤支払→⑥買掛金管理→⑦在庫の管理→⑧在庫の評価(時価評価)

決算の遅い会社は、③以降を「決算業務」として行っています。また、④の入手を待ってしまう会社も決算が遅いです。

これも、売上と同じですね。月の分をまとめて帳簿記入するとなると時間がかかりそうですよね。

一方で、決算の早い会社は、⑦までを日常業務としてとらえています。仕入の帳簿入力を日常的に実施しています。

在庫の管理だって、日々の強化していれば、実地棚卸もスムーズに進むでしょう。

また、購買先と交渉して公式インボイスをその都度かすぐに入手できるようにしている会社も決算が早いです。

あなたは月次決算でこんな間違いをしていませんか?にてインボイスの入手と決算の関係について記載しております。

イメージは以下の通りです。

〇給与プロセス

給与計算の流れを見ると、どの会社も一般的に下記のようになります。

①勤務時間の集計・管理→②給与計算→③給与の会計帳簿への入力→④支払い

決算の遅い会社は、①以降を「決算業務」として行っています。

一方で、決算の早い会社は、③までを日常業務としてとらえています。

①を毎日管理していれば、給与計算はすぐにできますよね。

イメージは以下の通りです。

〇現預金の管理

月次決算の処理として、銀行の現預金残高と帳簿の現預金残高を照合するという大切な処理があります。

これが一致してないと、会計帳簿への入力が間違えているか、入力漏れがある証拠です。

したがって、これがあった場合、原因を調査をしなければいけません。

これを月に1回のみにしていると差が出たときの調査に時間がかかってしまいます。

なぜなら、その原因が、1か月の間のどこかにあるからです。月初のほうかもしれませんね。もし月初だと時間がかかりそうです。

一方で定期的(例えば1週間に一度)に銀行の現預金残高と帳簿の現預金残高を照合していれば、どうでしょう?

その都度、原因が調査され解決されているはずですから、月に一度に照合するよりも決算までの期間が短くなるはずですよね。

経理部の成果物とは?

月次決算書を完成させることですよね。

そのための作業を以下の2つのグループに整理することができます。

1)月中でも作業可能なこと

2)月末(年末)でしか出来ないこと

1)については、なるべく月内で実施する。平準化する。

ということが決算早期化の第一歩です。

決算早期化が可能になれば、早期に決算情報という経営の意思決定に重要な情報を入手可能になります。

ということは、経営者が事業環境の変化に、より迅速に対応でき、その結果、会社の業績に良い影響を与えることができるのです。

あなたの会社が決算早期化により、より経営管理のレベルが上がることを祈っています。

それでは、また!