「あーいそがし!大変!難しい!」(私がんばってるのよ~アピール)

すごく、大変そう。忙しい、頑張ってる現地スタッフ。でも、本当に大変なのかな?

よくよく聞いてみると、「それ記憶でやってんの?」「もっと工夫できない?」「また、同じように面倒くさいこと起きるよね?」という事がよくあります。

仕組み化して、他の人にまかせればいいのに、、、、。もっと楽にすればいいのに、、、、。思い出すというつらい事しなくていいのに、、、、、。と感じることがよくあります。

あなたも、海外子会社でこのような経験があるのではないでしょうか?

こんにちは、海外子会社コンサルタントの菅野(すげの)です。

頭のいい人は、○○を使わない

○○

それは、脳みそです。 え?どういうこと?

本日は、頭のいい人、賢い人は、脳みそは使わない!というお話しをしたいと思います。

今のこの時代、「記憶力がいい。」というのはあまり価値がありません。

なぜならば、インターネットの発達によりわからないことは、すぐに調べられる環境ですし、そのような事は、誤解を恐れずに言えば、今後もAIなどが代替してくれるからです。

あなたの、スタッフで忙しそう!大変そう!にしている人がいれば、その作業の質を確認する必要があります。

 

仕事を分類する

 

まず仕事を「作業系」と「付加価値が高い思考系」に分類する必要があります。

前者の作業系の仕事を仕組化することで、徹底的に楽にやることを追求し、思考系にひたすら時間と労力をかけられる状況を作り出すことができます。

作業系の仕事とは?覚えるという作業をもうやめよう。

 

どのような仕事が「作業系」なのでしょうか?あなたは、なんとなーくイメージできると思います。しかし、海外現地スタッフに、説明するときにはもう少し追加で説明する必要があります。

それは、過去から繰り返し行われる作業、これからも繰り返し起こる作業のことです。

例えば、銀行振込をする。インボイスをチェックする。飛行機の予約を行う。などの仕事です。これらは、ルーチンワークとも言えます。とても重要な仕事ですが、繰り返し行われる作業ですし、事務作業なので「付加価値が高い思考系」の作業ではありません。

そして、

「人は聞いたことを翌日には7割忘れる」のです

ドイツの心理学者 エビングハウスが発見した忘却曲線です。とても有名ですよね。

あなたも、あなたのスタッフも、脳みそのキャパシティには限度があります。脳みそをうまく使うということがとても重要です。

記憶するという事に脳みそを使って疲弊しては、よくありませんよね。

繰り返し行われる作業については、マニュアル化する。チェックリストで確認する。などの仕組みがとても効果的です。

 

仕組み化することの3つ効果

 

①作業が効率化する。

 

思い出す時間、、、、、。これって、負担です。時間もかかります。しかし、仕組みがあれば、これに頼ることがになるので思い出す作業に時間も負担も取られません。

結果的に効率化します。

②他人に任せられる。属人化させない。

 

海外子会社管理での特徴、それは、いつ人が退職してもおかしくないということです。ずっと、会社に属するという気持ちを持っている人はいません。

いつか人は退職する。そう考えても、いいと思います。

自分のキャリアアップのために、いつか転職する。優秀な人ほどそう考えています。

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早ければ数か月で退職しますし、3年以上在籍するというケースは、むしろ少ないというのが私の印象です。

もちろん、そのような会社ばかりではありません。給与がいい、待遇がいい、転職してもメリットがないという場合には、在籍年数は長くなります。

人は、いつか退職してしまう、、、、。そう考えると、人に依存というのはできません。

仕組み化することによって、業務が誰でもできるような状態になっていますから、他人に業務を引き継げることが簡単にできますよね。

③あなた、あなたのスタッフの成長につながる。

 

ルーチン業務が、価値がない。とはいいません。仕事の基本ばかりです。むしろ、今でも、会社の仕事の8割以上がこのルーチン業務と言っても過言ではありません。基本的なスキルとしてビジネスパーソンに必須です。

しかしながら、こればかりに時間・能力をつぎ込んでは、個人の成長がいつか止まってしまいます。

スタッフはいったんルーチン業務を覚えたら、飽きてしまいます。次のステップが必要です。

思考系で付加価値の高い業務に使える時間を増やすために仕組みが必要です。この時間を増やすことによってスキルの向上も期待できますよね。

 

あなたのまわりのスタッフも、「仕事してまっせ!」「忙しいんですー!」ってオーラ全開のスタッフがいると思います。

その時、その作業について記憶(脳みそ)に頼っているようであれば、まずいかもしれません。うまくいかない組織かもしれません。

本当に頭のいい人は、脳みそを使いません。記憶力に頼りません! どこに注力すべきか?それを、きちんと理解しています。

あなたが、仕組みにより、本当に大事な事に時間を使い、より成長する事、幸せになること祈っていますね。

それでは、また!