2019年も4月になりましたね!年号も令和に変更しました。

こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

3月でベトナムでの任期を終えて、日本に帰任される方も多いと思います。ということは、新しい赴任者、GD(社長)が4月から赴任されるかと思います。

GDの氏名は、ERC(企業登録証明書)に記載しなければいけません。そのため、ERCの記載を変更する必要が生じます。

参考記事:どこよりも詳しく、ベトナムERC(企業登録証明書)を徹底解説してみた! 

本日は、GD変更についての流れについて説明したいと思います。

このブログは以下のようなの人のお役にたてます。
  • ベトナム現地法人での社長の変更を考えている。
  • ベトナム現地法人の社長の変更について手続きの流れを知りたい。
  • 実務上の重要な留意点を知りたい。スケジュール感を知りたい。

社長(GD)変更の大きな流れは、以下の通りです。

STEP1 :情報を集める。(インプット)

STEP2:申請に関する書類を準備する。(プロセス)

STEP3:修正後のERCを受け取る。(アウトプット)

 

STEP1:まずは必要な情報を入手する。

以下の情報を入手する必要があります。

  1. 書類・資料
  • 現状のERCのコピー
  • 現状の定款のコピー
  • 新社長のパスポート、全ページのコピー
  • 現社長のパスポート、全ページのコピー

パスポートは、担当官によって全ページを要求してくるケースがあるので、面倒ですが、全ページを準備することが望ましいです。

2:住所情報

新社長の①本籍地(日本の住所)②ベトナムでの現住所③電話番号及びEmail アドレス

ベトナムでの現住所ですが、役所はそこまで厳密にこだわりません。(適当なところがありますね。)

したがって、例えば、非居住者の人が社長(GD)になる場合は、すでにベトナムに駐在している常駐者の日本人の住所を利用することもあります。

ホテルの住所を利用する場合もあります。この場合、ホテルから居住証明書を入手します。

STEP2:書類を公証し、申請書類を作成する。

上記の情報が集まれば、役所への申請書類を作成します。

具体的には、以下の書類です。

①投資家による社長変更に関する決定書

②社長変更に関しての報告書

必要あれば委任状も必要ですよ。通常、コンサルにお願いする場合は、これを作成します。

それぞれ具体的に見て行きましょう!

①投資家による社長変更に関する決定書

投資家(株主)ですが、一般的には、日本本社のケースが多いと思います。

社長を任命する権限が、出資者である投資家にはあります。その決定書を準備する必要があります。

主要な内容として記載されます。

旧社長(GD)の情報:名前、性別、生年月日、ID情報(パスポート情報)

新社長(GD)の情報:名前、性別、生年月日、ID情報(パスポート情報)、住所、電話番号、Email

こちら投資家である会社の社長の署名と会社印が必要になります。原本が必要です。

実際のサンプル(下記は書類の1部です。)はこちら!

②社長変更に関しての報告書

当局に提出するための報告書を作成します。

下記の事項が記載されます。

現地法人の名称及びタックスコード(税コード)

現状(旧)の社長(GD)の情報。具体的には以下が記載されます。

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 国籍
  • パスポート情報(パスポート番号など)

次に新社長の情報が記載されます。

  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日
  • 国籍
  • パスポート情報(パスポート番号など)
  • 日本の住所
  • ベトナムでの住所
  • 電話番号
  • Email アドレス

この報告書には①投資家による社長変更に関する決定書及び新社長のパスポートが必要になります。

参考記事:日本に居住していて、ベトナムに来ない社長であってもベトナム個人所得税を支払うべき理由とは?

パスポートは、ベトナムにて公証が完了されている必要があります。

こちらには、署名とベトナム会社の社印が必要になります。そして、原本が必要です。

実際のサンプル(書類の1部です。)はこちら!

STEP3:役所に提出し交渉。そして変更後のERCを受け取る

 

すべての書類がそろったら、書類を役所に提出します。

通常5~7営業日後に、変更後のERCを受け取ることになります。

参考記事:どこよりも詳しく、ベトナムERC(企業登録証明書)を徹底解説してみた!

この間、役所とのやりとりが生じることがあります。書類に関しての質問だったり、不備があった場合の差し戻しですね。

マナボックスベトナムでは、ベトナム歴9年の日本人専門家、200社以上支援してきて日本語もペラペラのベトナム人専門家が、社長変更の支援もさせて頂いております。

社長変更で困っている方は、お問い合わせページより、気軽に問い合わせください。

本日のまとめ

社長変更に必要な大きな流れとスケジュールは以下の通りです。

  1. ・必要な情報を集める(2日から6日)
  2. ・書類を準備する(1週間から2週間)(原本が必要であり、郵送も必要。)(一部の書類にベトナム公証が必要)
  3. ・役所に提出し結果を入手する。(1週間~、5営業日から7営業日)(交渉などやりとりが必要)

何だかんだで1か月弱かかりますね。

いかがでしたでしょうか?

意外と時間かかりますよね。役所とのやり取りも生じることがあります。

社長変わったのに、変更手続きをしていなかった(汗)。なんてことないようにしてください。

あなたの会社の社長(GD)変更がスムーズにいくことを祈っていますね!