こんにちは、マナボックスの菅野です。

本日は、海外でのコミュニケーションのお話です。先日以下の書籍を読みました。それが、とても、有用な情報で海外、ベトナムのマネジメント、コミュニケーションでも使える思ったので共有させてください。

この記事はこんな人のために書いています。

ベトナムなどのスタッフとの海外でコミュニケーションに不安がある。伝わったと思ったことが伝わっていない。いつも支離滅裂だし、言いたい事がバラバラで整理されてないと感じる。

本日お伝えすることは、海外歴8年の私が実践してきて、効果が感じられたものですのでお役に立てると思います。

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抽象化できるのは、人間の知性があるから!

そもそも抽象化とはなんでしょう?ご存知だとは思いますが、言語化して確認します。

「抽象化を制するものは、思考を制す」

本書にはそう記載されています。

普段ぼくらは、意識していないかもしれませんが、生活の中で、具体⇄抽象をしています。そして、この具体と抽象の往復が、人間にしかできない頭脳的活動の根本にあると言っています。

「具体」は一つ一つの個別事象のことです。「抽象」はそれらを共通の特徴でまとめて一般化したもので。

言い換えるとすると、グルーピングとも言えます。共通する部分に着目して、ひとくくりにするという感じですね。

例えば、AさんもBさんもCさんも、「人間」とひとくくりにできますよね。これを抽象化と言います。すべての人を個別におさえていたのでは、気が遠くなってしまいますよね。

図解にすると以下のようになります。本書を参考にしました。

数を用いる

海外コミュニケーションの際は、特に、数・リファレンスナンバーを用いる。

海外に限らず、賢い人は、ナンバリングだったりリファレンスナンバーを利用します。そうすれば、ミスコミュニケーションを防止できるからです。

これを相談したいのね。この論点を伝えたいのね。っていうのが構造的にわかり、ミスコミュニケーションが減ります。また、数や番号を用いることよって、伝える側のほうで整理・構造化することになるのでそう言った意味でも有用です。

なんだかよくわからない事いってるな?どういう事?っていう場合本人が分かっていないケースがあります。

例えば、以下のようにするといいでしょう。

私は、以下の3つのポイントを相談したいです。以下の3つをお客様から相談されました。

1、〇〇〇〇

2、〇〇〇〇

3、〇〇〇〇

などですね。

また、少し応用的ですが、なにかの共通点を見つけてグルーピングした上でナンバリングするのもわかりやすくなります。

1、2、3、4、5、6、7、8、9、10

という番号があったとします。でも、この10個並列的にあるのではない場合もあります。よくよく考えると、3つのグループですね。など。

その場合

A-1、2、3、4

B-1、2、3

C-1、2、3

そうすればスッキリしますよね。これができる海外スタッフは多くはありませんが、上司であるあなたばなるべくスッキリさせないといけません。

また、「数値」を使ってお話することもとても重要です。これは重要度にも目的にもインパクトするからです。すごい深刻な顔して報告してくるけど、結局インパクトは全然なかった。みたいなこともあります。

この書籍、具体と抽象の1章にも記載されていますが、人間の知能の凄さは、抽象化です。そしてその代表的なものが数です。そして、これは、国を問わずグローバルで共通な言語です。ベトナムでもです。利用しない手はありませんよね。

パターン認識や法則が、肝!

法則とパターン認識し仕組み化しないと、一生、貧乏のまま

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一を聞いて十を知る。と本書では記載されています。ただ、10を知って1に集約するのほうがしっくりくるかもしれません。

抽象化とは、複数の間に法則を見つける「パターン認識」することです。複数の事象に対して共通のパターンを見つけ、それに名前をつけて、法則化し、複数の場面に活用する。これが、人間の知性なのです。

例えば、弊社であれば、

とても多くの質問がくるけど、パターン化すると3つに整理できる

とても多くの仕訳入力しているけど、パターン化すると10つに整理できる

とても多くの社会保険を処理しているけど、社会保険、健康保険、雇用保険の3つ。

などです。

 

あなたの会社もそうですよ。2度同じ作業することがあれば、それはパターン認識することがでっきます。

ここで余談なのですが、玉村豊男「料理の四面体」という書籍をご存知ですか?無限にありそうな料理をパターン化し、モデル化しています。

引用元:料理の四面体

図解するから海外でも伝わる

図解で関係性や構造を伝えるから、ミスコミュニケーションが減る。

海外での一番の問題は、言語が異なるということです。言語自体は抽象化されたものですが、海外となるとそもそも言語が違うので言語だけのコミュニケーションは難しいのです。したがって、四角やマル、三角を利用して、図解するのです。

伝えたいことのほとんどが、関係性です。

例えば、

  • A社はB社にサービス提供している。
  • A氏が日本から駐在して、ベトナムから給与もらっている。
  • 〇〇ビジネスライセンスは〇〇省が管轄している。

などです。これらは、すべて図解で説明できます。図解のいいところは理解していないとかけないという点です。

そのため、スタッフの言っていることがよくわからないという場合には、「図解してみて」と伝えてください。効果的です。

また、あなたが海外スタッフに伝える時もこの図解は必須です。図解の方がよく伝わるからです。

たとえ話をする

喩え話、例え話をする。

たとえ話とは、説明しようとしている対象を具体的に理解してもらうために、抽象レベルで同じ構造の持つ別の世界のものに「翻訳」する作業だと言えます。伝えたい人の身近な事例で似ているものを使って説明することです。伝えることが上手なたとえ話が上手い人とは、以下の往復運動による「翻訳」に長けている人のことです。これは海外で特に重要かと思います。

  • 具体→抽象→具体
  • 抽象→具体→抽象

これについては以下で詳細に記事にしています。

>>お笑い芸人は、海外ビジネスで成功すると思ったたった一つの理由 それは「喩え力」

本日のまとめ

本日は、「具体と抽象」というとてもいい書籍が、海外で働く私たちにもいいノウハウに行かせると思ったので整理してお伝えしました。

  • 数(ナンバリング、リファレンスナンバー、数値を使う!)
  • パターン認識、法則が肝(忙しそうにしているのは、パターン認識できてないから)
  • 図解で伝える(言語が違うから、限界あり、であれば図にする)
  • たとえ話する(相手目線でわかりやすいたとえ話)

いかがでしたでしょうか?

是非、ためしてください!