こんにちは、マナラボの菅野です。マナラボという研究所で、経営管理のツールを制作しています。
例えば、会計・税務、人事労務で必要な法的手続きついてマニュアルなどを作成しています。
でも、そのマニュアルという制作方法についてなかなかうまくいかない。ということがあるでしょう。
やったことない人のためのガイダンスであることから、「初めて作業する人」をイメージする必要があります。けれどもそれがうまくいきません。
特にベトナムではそう感じます。とても親切な人が多いのですが、「他者目線」が弱いです。もちろんこれがダメだとは限りません。
- 私がわかるなら、相手もわかるでしょ。
- 私が気持ちいいならあなたもそうでしょ。
例えば、マナボックスであれば、「個人所得税の申告書の署名わかりますよね。簡単」いや、お客さんは初めてだし！みたいな感じです。
標準化・マニュアル化となると自分の目線だけだと無理です。必ず「他者目線」が必須となります。
そのため、仕組み・テンプレートが必要です。そのことから穴埋め式マニュアルテンプレートを開発しました。
マナラボでは、学べて(MAnabu)、経営管理（MAnagement)にも有用なマニュアル（MAnual）というコンセプトでマナホック（Manahoc）というプロジェクでマニュアルを作成しています。
本日は、それを改良したものについて解説していきます。
今回のお話しは以下の書籍を読んだ時に生まれました。
早く読めて、忘れない、思考力が深まる 「紙1枚！」読書法です。
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世の中はすべて、インプット・プロセス・アウトプットの集まり
まず、この前提を強く理解する必要があります。世の中に存在するほとんどのことは
- 何かをいれて（インプット）
- なんか手を加え
- 何かを生み出す（アウトプット）
この3つで成り立っています。
例えば、受験勉強もそうです。
- 授業を受ける
- 勉強方法を工夫し脳に定着させ
- 試験合格する
また、以下などもそうです。
- 法律を勉強する
- 整理する、アイデアを考える
- ブログにする
などなど。
当然製造の過程もそうです。
- 原材料を入荷する
- 加工する
- 完成品となる
そして、マニュアルもそうです。「手続き・手順」をわかりやすく文書化・図解化したものがマニュアルですので、当たり前といえば当たり前です。
結局はWhatとHowをおさえ、ビジュアル化を意識すれば大抵解決する
穴埋め式マニュアルテンプレートでは、このインプット、プロセス、アウトプットに６W2Hを組み合わせていました。
>>【M-Lab】海外子会社業務マニュアルを作成する方法 穴埋め式テンプレート 【レポート】
もちろん、この要素が大事で暖かい「マニュアル」を作成するための部品（レゴブロック）になることは間違いありません。
ただし、「What」と「How」の重要性がとても高く、ここをおさえればマニュアルの最も大事な骨組みが完成することになります。
そのため、「What」と「How」を強く意識するといいです。
この部分に実際に利用する書類、画面のスクリーンショット、ファイルの写真などを添付するのです。
流れを図にすると以下のような感じです。
なお、プロセス・加工のところで「Where」をいれているのは、加工するための場所が必要だからです。例えば、
- エクセルで？
- ソフトウェアで？
- 所定のフォームで？
などです。製造で言うと工場の場所ですね。
プロセスの『HOW』がキーだ!
そして、マニュアルのケースでは、「プロセス」のHOWがキーポイントとなります。このHOWがとっても重要です。
数多くのステップがあるでしょう。ただ、抽象化すると以下にまとめられると思います。
- 正しい情報をうめる
- 計算する
- クリックする
会計・税務や人事労務でいうとほぼほぼこれに抽象化されます。例えば、個人所得税であれば、「給与情報」を「計算シート」に『うめて』『計算する』です。
これに「判断」がどの程度のレベルで必要とされるか？を考慮するとなおいいでしょう!
本日のまとめ
本日は、マニュアルを作成するためには結局のところ
- インプット、プロセス、アウトプットと言う普遍的な流れと
- WHATとHOW
が重要だと言う点でした。これに加え、言語だけだとイメージするものが個人によって違うので実際のサンプル（スクリーンショット）などは必須です。
なお、マニュアルについてネガティブなイメージがある人は以下をご覧くださいませ。
