「私がノウハウを“形”すると言ったらスタッフみんなに笑われました。　でも、マニュアルを作成してみると… !」

こんにちはマナボックスの菅野（すげの）です。

海外子会社のノウハウを文章化するなんて無理だなんて思っていませんか？

もし、あなたの会社のスタッフのノウハウが頭の中だけにあるとしたら…。

大切な時間、お金、いろーんな大切なものを失っているかもしれませんよ。

ノウハウを文書として形にして、運用すればあなたの仕事が加速的にすすむこと間違いありません。

それは、ノウハウをみんなで共有することが実は文章化によって簡単にできるからです。

■「それは私の頭の中にノウハウとしてあるので必要ありません。」

悲しい…。

これは、私が経理業務などの標準化を提案した際によくチーフアカウンタントさんから言われる言葉です。

特に海外では、多くのスタッフが「私ができるから問題ない。」「口で説明すれば問題ない。」と思っています。

でも、“形”にしていないのはノウハウとはいえないんですね。

あなたやスタッフが頭の中で“覚えている事”、“知っていること”はノウハウとはいえないです。

海外子会社のノウハウの具体例とは？

例えばですね。

売掛金の回収を担当する者が、未回収の債権があればそのフォローをするっていう手続きがありました。
この場合、担当者の過去の経験からいろいろな注意点があるはずなんです。

・未回収の債権の年齢表の作成方法は？

・得意先のキーマンはだれなのか？

・どのタイミングで催促しなければいけないのか？

・営業部門に連絡しなければならないのか？

こういうノウハウを形にしてなければ、たとえ同じ担当者であってもミス、漏れが出てきます。

ましてや、担当者が変わればまちがいなく漏れますし、間違いも生じます。

その結果、未回収について泣き寝入りするしかないということになりました。

「もっと早く催促していれば…。」

その影響額といえば、3千万以上なんてことも、、、、

「もう何年ももやってるし、誰よりもこの仕事を知っている。」と思っていても

いざ文章にしようとするととたんに行き詰る、、、。

私もこんな経験があります。文章にしてみたら、たったの数行。

「僕のノウハウってのはこんなちっぽけなものだったのか」「伝えるって難しい」

■「あれ？あのスタッフの業務ってこんなもん？意外だな」

ベテランスタッフに一度お願いしてみてください。

意外と文章にできないものですよ。

ノウハウを形にしなくても…。

ノウハウを文章としてマニュアル化せず、属人的なパフォーマンスでも、業務を回すことはできます。

でも、それだと、業務のリーダーであるあなたに多くの負担がかかってしまいます。

業務をまわすだけ、催促・確認で一日が終わってしまう。ってこともあるかもしれません。

海外子会社管理をされているあなたは経験済みではないですか？

ノウハウを形にするとこんなことが！

うまくいっている会社は、業務が円滑にまわっていく「仕組み」があります。

この「仕組み」のベースとなっているのがノウハウを文章として表現することなんですね。

つまり、人が替わっても業務がまわる。

海外子会社のノウハウを“形”にして共有できるといろんないいことがあります。

例えば…。

●たとえ現地スタッフが退職したとしてダメージは最小限

●ミスの再発防止、同じことを何度も言うストレスMAXともおさらば

●スタッフの著しい成長、「これ読んで勉強しておいてね、、、、、」OJTを補完できます。

●ローテーションだって可能!

●あなたの時間が増える。プライベートが充実。

●定例業務をスタッフに任せる。そして付加価値の高い業務をする。上司、本社からの評価が高くなる。

いろーんな効果がありますよ！　これだけじゃないはずです。

スタッフみんなの努力の結晶・経験であるノウハウを形にしないなんて損！もったいないですよ！

ぜひ皆様の頭の中にあるものひっぱりだして紙に落とし込んでみてくださいね。

あなたの会社が「ノウハウを形にすること」により最大のパフォーマンスを発揮することを祈っております。