こんにちは、マナボックスの菅野（すげの）です。
「ナイスショッ—ト！」
ゴルフでうまくショットできると最高に気持ちいいですよね。
ベトナムでの休日、あなたもゴルフを楽しんでいるのではないでしょうか？
なぜ、あの人はゴルフが上手なのか？
毎回、あの人はうまく打てるのか？
えっ！イボミやばくない？？
ゴルフで重要なこと、それは？
その答えは、、、。
「再現性」
です。
（違う意見もあるみたいですが本日は無視します（汗）。）
いかに同じスウィングを出来るかということですね。
自分に一番あった型を見つける。そして、それと同じスィングを継続してできるようになる事です。
プロゴルファーの人はこのためにものすごい練習をしているそうです。
再現性……。
ゴルフの場合だとどんな状況でも同じスイングができる事ですよね。
そして、辞書的な意味で言うと
自分じゃない別な人（第3者）が、同じ条件で行えば、いつでもどこで行っても同じ結果が得られること。
です。
この要件は、「業務マニュアル」でも非常に重要な点です。
海外子会社においても業務マニュアルは、とても重要ですよ！
本日は、「業務マニュアル」と再現性の関係についてお話していきたいと思います。
これで、マニュアルを作成する時の必要な要素が理解できますよ。
人に任せっきり、退職の時に困った…なんてことも防止できます。
人材の成長という観点からも有効なマニュアルは重要です。
業務の経験を経ることによってベトナム人スタッフが成長してくれているのはとてもうれしいですよね。
でも、だれでも次のステップに進まなければいけません。
そのためには「再現性」があるマニュアルを作成しなければいけないのですね。
なぜならば、業務を効率的に引き継ぐ必要があるからです。これがないと、あなたの“時間”という大切な資産をドブに捨て続けるということになってしまいます。
第3者でも実施できる、再現性のために必要な3つこと
再現性、つまり、自分以外の第3者でも同じことが出来るくらいのマニュアルを作成するための3つのポイントについて説明していきたいと思います。
構造化する
業務は必ず以下の3つに構造化できます。
それは、
①、インプット→②、加工作業→③、アウトプットです。（製造と同じですね。間接業も情報加工型製造業です。）
例えば、給与計算はどうでしょう？
①、勤怠情報を入手して→②給与計算して→③給与明細を作り支払いを行う。
このように構造化できますよね。
その後、実際のマニュアルを作成するためには、さらに分解していくことができます。
６Ｗ２Ｈに構造化する。
ここまで、ブレークダウンしていきます。
この要素が含まれていれば「再現性」が高くなると言っていいでしょう。
これも具体的に見ていきましょう！
ここでは、上記で構造化した「①勤怠情報を入手して」で見ていきましょう。
WHO（誰が）：人事部の給与担当者が、
WHOM（誰に）：従業員のために
WHAT（何を）：勤怠情報を
WHY（なぜ、なんのために）：給与計算してみんなに給与をはらうため、
WHERE（どこで）：勤怠システム内
WHEN(いつ）：月末後、1日までに
HOW（どのように）：勤怠管理システムの機能を使ってダウンロードする
HOW MUCH(どのくらい）：従業員全員
このように構造化できますよね。
帳票、サンプルをつける
新人がマニュアルを読んで業務手順や業務要領を理解しようとしても、実際に行ったとしても、
帳票、システム画面、製品、道具類などの実物が明確にイメージできなければ実際の業務が行うことはできませんよね。
例えば以下のものです。
●帳票類 （例：契約書、申告書、管理表、申込用紙など）
●システム画面 （例：会計システム、インターネットの画面のスクリーンショット）
このため、業務マニュアルには、実務で使う主要なものをサンプルとして示す必要があります。
そうすれば、新人さん、新しく業務を引き継いだ人も、どのようなものかイメージできますよね。
例えば、以下の場合はどうでしょう？
どちらがわかりやすいでしょうか？ どっちが同じ手続きできそうですか？
１）Google 画面にアクセスしログインする。
２）
どうでしょう？
もちろん、2)ですよね。
文章は、素晴らしいですが、複雑で難しいところがあります。
再現性という意味では問題があります。
なぜなら、文章によってもたらせるイメージが人によって違うからです。
「手順の解説は詳細は詳しく書いてあるけど、わからない。【管理表】って言っても現物を見ないとわからないんだよね！」
というような経験あなたもあるのではないでしょうか？
動画にする
「百聞は一見にしかず」
とよく言いますが、まさにその通りです。
文字による情報伝達と映像による情報伝達度では、どれくらい情報量の差があるのでしょうか？
ある調査によると、1分間の映像は文字情報に換算すると180万文字分の情報伝達力があるそうです。
これは、映像の「物事を効率的に伝える力」を表しているといえます。
さらに、映像には、物事を正確により多くの人に伝える力があります。
これは、映像の「物事を正確に伝える力」と言えます。
これは、2）の進化系といえますね。
ただでさえ言葉が通じない海外、動画があればかなり効果が期待できます。
業務マニュアルのために必要な要素を漏れなく織り込んで、再現性を高めるには……。
１）構造化
２）標準サンプル
３）動画
がとても有効です。
マニュアルであなたはハッピーになれる？？
あなたがもし、業務マニュアルを作成することにより、標準化できれば、、、
間接業務が正確になり効率化すること間違いありません。
さらには、あなたが、本当にやりたいこと、価値のある事に時間を使えます。
加えて、もしかしたら……。将来……。
すきな時にタイに1週間滞在して、仕事する。そして、収入はたくさん。
なんてことも。
つまり、自由な働き方、生き方が出来ることかもしれません。
マニュアルが存在しないなんて絶対損ですよ！
マニュアルを作成するのが面倒、わからないという人は是非、本日のことを試して見てくださいね。
意外と簡単！だったりするかもしれませんよ。
是非お試しあれ。
それではまた！
