こんにちは、マナボックスの菅野(すげの)です。

「製造現場は、もうほぼ完璧!」

「5Sも自慢だ!」「お客様が見学にくれば、とても褒められる!」

その一方で、、、、。

「経理や人事総務のスタッフが、一体になにをしているのか?なぜ、業務が遅いのか?」

「うちチーフアカウンタント、忙しい忙しいばっかりいってるけど、、、、。何してんだ?」

海外、ベトナムでで働いている皆様、このように感じていらっしゃいませんか?

なお、間接業務の標準化の難しさについては、以下に記載しています。

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本日は、間接業務の効率性のために必要な方法についてお伝えしたいと思います。

これまで間接業務の専門でなく、製造・技術や営業の専門の方でも、「ふーん、できるかも!」と感じて頂けるはずです!

 

なぜ、間接業務スタッフの生産性がわからないのか?低いのか?

 

それは、ずばり、

プロセスを分解

をしてないからです。

とりあえず、なんとなく、業務を開始してしまっている。分解できることしないですべて同時に実施しようとしてしまいます。

一見、効率的かと思いますが、それは本人の思い込みです。混乱を生じさせ、結果的に効果がでません。

また、進め方に問題があったとしてもそれを認識することができません。

 

とやかく言う前にまずわけろ!

 

「いつもテンパっていて、忙しそうなスタッフ」

このようなスタッフにとって、もっとも大事なことは、まず、業務を

「わける」

ことです。

どんなものでも分解することは、可能です。

切り口はいろいろあります。

「ジャンルごと」「業界ごと」「地域ごと」などなど。

例えば、お客様と「会食をする」という事象であっても、プロセスをわけることはできますよね。

 

 

 

間接業務のプロセスを分解するためのコツ

 

それでは、どのような視点で「わける」のでしょうか?わける基準が必要です。

「製造現場と違って、間接業務は複雑なんだ。」という意見もあると思います。それは、その通りだと思います。

したがって、製造現場と同じようにはいかないかもしれません、

しかし、プロセスの分解は必ずできます。

その方法を見ていきましょう。

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どんな仕事に共通する最強の分解の方法。仕事には必ず、インプットとアウトプットがある。

 

まずは、例として製造業の場合を見てましょう。

工程ごとに時間当たりの生産数量の目標を設定したり、不良品のチェックも確認できます。

このように、プロセスを分解しているからです。

それでは、製造業以外はどうでしょう?

このように、インプット→加工→アウトプットと構造化することができますよね。

 

でかい!と感じたらそれもわける

 

このようなわける作業をしていると、大きいかな?ちょっとわかりにくいな?感じる場面も出てくるでしょう。

そのような場合には、さらに、「わける」ということをすればいいのです。イメージとしては、以下のような感じでしょうか?

 

 

 

 

みんなで会議して、ブレインストーミングを実施して洗い出す、そしてグルーピングする。

 

前述のように製造と違って、間接業務はプロセスがそこまで単純ではないことがあります。イレギュラーなこともあるかもしれません。

それは、その分、分け方の切り口多いということです。

このようなケースの場合、とにかく書き出してみるということが大事になります。

思いついたことをひたすら書いて、共有する。

付箋を使う。ホワイトボードを使う。マインドマップを使う。

ツールはなんでもいいです!とにかく書き出しましょう。

集まった考えを「これとこれは同じグループかな」とグルーピングすると分け方の基準がなんとなく見えてくるはずです。

これによって、いい切り口(わけ方)が生まれる事があります!

 

例えば、経理業務、、、。

 

海外子会社で社長されているあなたは、経理業務についてそんなに詳しくないと思います。

しかし、これも“わける”ことができますよ。

例えば、

①会計帳簿入力業務

②現金出納業務(入金支払と入金業務)

③管理業務(債権債務管理、現金管理)

④レポート作成業務

⑤税金業務

⑥財務分析業務

このように経理業務を、細分化することが可能です。

 

プロセスをわけることによる効果、その5つとは?

 

わけることによって、以下の効果があります。

 

①業務標準化がしやすくなる

 

わけることにほり、業務手順書およびマニュアルを作成しやすくなります。

なぜならば、プロセスをわけることによって、マニュアル化するためのパーツができあがるからです。

②担当者の思考が整理される(スタッフが成長)

 

「部下から報告受けることがあるが、その内容が支離滅裂だ。まとまっていない、、、。」

ということがあると思います。この要因の一つとして

“わける”

ことができていないことがあります。

“わける”という作業を通じて、思考が整理されることになります。思考が整理されるということは、ロジカルシンキング能力が改善されるわけですから、部下の説明もわかりやすくなりますよね。

あなたの部下からの説明、、、、。わかりやすかったら嬉しいでしょう!

③作業のボトルネックが判明する。

 

これは、製造業も間接業務も同じです。

プロセスをわけることによって、例えば、以下のようなボトルネックがわかります。

・請求書が入手するまで時間がかかる。

・実地棚卸の結果と帳簿の作業にものすごい時間がかかる。

・特定の部門の残業時間の集計が大変だ。

ボトルネックがわかれば、解決するための第一歩となりますよね。

④目標時間を設定することができる(数値化)

 

わけることにより業務が細分化されれば、細分化された業務ごとに目標を時間を設定することができます。

これにより、スタッフの生産性を向上させることが可能です。また、スタッフの能力を最大限に引き出すことも可能となるでしょう。

ちょっと、「怠けもののスタッフ」いると思います。そのスタッフを稼働してもらには数値で説明するしかありません。

日本と違って、ベトナムでは、ちょっとプライドが高い人が多いです。これ、いまだに不思議です。個人的に、なんでそんなに自信をもてるんだろ?って思うのですが。(日本人が自信なさすぎ、謙虚すぎかもしれません。)

 

でも!これをポジティブにとらえるのです。

あなた:「この業務、何分で出来る??」

あなたのスタッフ:「30分!」

あなた:「(え!本当?)」 「OK! じゃあそれで行こう!」

こうすることにより、本人にプレッシャーがかかりますから、生産性があがることが間違いなしです。

 

製造現場は頑張っているのに、間接部門は?どうなの?と感じていれば、やはり、「数値化」が必要です。

⑤担当者の負荷がわかる。適切な人員のアサインが可能となる。

 

プロセスをわけることにより、担当者の実際の負荷もわかります。

「あの子、本当に大変だったんだ!」

プロセスをわけて、担当者ごとに実際かかっている時間を集計計算すれば、その人あたりの負荷がわかるからです。

 

間接業務の生産性を上げたい!と思っている方は数多くいると思います。

そのためにまず実施しなければいけないこと、、、。

それは、わける!ということです。

これができれば、、、、。

✅決算早期化も可能!

✅業務漏れのフォローのストレスも軽減!

✅業務標準化によるルーチンワークの効率化と人材の成長が期待!

「わけないで、なんとなく、やってる。」

わけない!なんて絶対損ですよ!

あなたの会社が、わける。を実施することによりハッピーになることを祈っています。

それでは、また!