こんにちはマナボックスの菅野（すげの）です。
「チャンさん、事業登録税ってうち払ってます？ えっ、知らないって！？ 設立して5年経つけど、、、、（不安）」
「ロアンさん、去年の内部監査で言われた指摘に対する対応はちゃんと進んでます？ えっ、まだ！？、マズイ来月監査役がベトナムに来るって（イライラ）」
「リンさん、さっき、ライセンスソフトの会社から訪問したいって連絡あったけと、うちは違法ダウンロードとかしてないよね？確か半年一回は全スタッフのＰＣをチェックするってルールだったと思うけど、、、、えっ、チェックしてない、、、（不安）」
海外では、やらなければならないことや頼んだこと事をスタッフが忘れてしまうことや
現場での機械トラブルや労働問題など次から次に起こる不測の事態が生じてしまうのが日常茶飯事です。
本社からのＯＫＹもあったり、やることが多すぎて頭がパンク状態！だってこともありますよね。
あなたも経験済みではありませんか？
今日は、各部門でのやることをリストの「見える化」についてお話しますね。
業務やることリストを部門で「見える化」すれば「うっかり忘れ」やストレスがなくなりますよ。
仕事が一気に楽になりストレスもなくなること間違いなし！
例えば、、、あなたの会社の人事・総務の定例業務をリストアップしたら何個くらいになると思いますか？
製造会社ですとその数は最低70、多いところですと150近くになります。
・違法ソフトのダウンロードのチェック
・会議室のパンフレットが揃っているかのチェック
・退職者の入退社指紋システムからの削除チェック
・日本人のビザ更新
・役所への挨拶
・退職者の社内システムからの削除の確認、、、、、あげるときりがないです。
残念ながら、、、、これらはルールにはなっておらずスタッフの記憶ベースで実際には多くが実施されていないのが現状です。
もし、150個のやるべきことを、あなたが催促せずに、スタッフが自発的にやってくれたら、、、、、、
こんなうれしいことないですよね。
無理なくできる「見える化」の方法とは？簡単な共有方法
でも「見える化って言っても、どうやって？」
シンプルですけど、意外と効果あり！という一部の例を紹介しますね。
■ホワイトボードで共有
＊すぐ書けるし、修正もできるから今日のやることや緊急事項の確認には最適。
■A3の紙に打ち出して掲示板で張っておく。
＊担当者も記載しておくと、「あーこれやらなきゃ」と現地スタッフが感じてくれます。
■スクリーン画面でエクセルのやることリストを映し出す。
＊ちょっと、ハイテクですね。会社に大きなテレビがある場合にはおススメ。
超シンプルだけど「見える化」すると…
やらなければいけないことをリスト化して「見える化」しておけば、
「ああ、あれもこれもやらなきゃ。あの業務はどうだったっけ？」
というあせりやストレスから解放されること間違いありません。
やるべきことは、リストで一目瞭然で確認できますからね。脳みその負担も減らすます！
スタッフも言われたことはとぼける？ことが出来ても「見える化」すれば逃げられないものですよ（笑）。
人は「忘れます」。当たり前ですけど、、、
上司に一度言われたら、全てをスタッフがやってくれるなんてことはないですよね。
ポイントはやはり紙に落とし込んで「見える化」するかです。
その一歩を部門のみんなで踏み出せるかどうかだけです。
もし、やるべきことがのスタッフそれぞれ頭の中にだけあるとしたら…。あなたのイライラの原因になってるかもしれません。
スタッフの退職や産休、駐在員さんの交替が多い海外だからこそ、 是非、「見える化」してみてくださいね。
あなたの会社が「見える化」により最大のパフォーマンスを発揮することを祈っております。
