みなさん、こんにちはマナボックスの菅野(すげの)です。

✔日本の親会社から、ベトナムの経理業務を標準化してほしいと依頼されている。

✔経理業務や管理業務のマニュアルの作成状況はどうなっているの?社長から催促される。

✔今年の経理年度計画にベトナム経理業務の手順書、マニュアルの作成を組み込んだけど、まったく進んでいなくて6ヶ月がすぎてしまった。

ベトナム海外子会社管理に関わっているあなたは、日々忙しい日常業務で忙殺されているなんてことありませんか?

そのような状況の中で業務手順書やマニュアルを作成して仕組みを作るという時間がなかなかとれない
ということもありますよね(涙)。

本日は、ベトナム経理業務のマニュアルの作成の方法のちょっとしたコツについてお話ししますね。

 

海外子海社、ベトナム経理業務のマニュアルがサクサク進む!

このコツを理解してもらえれば、ベトナム経理業務のマニュアルがサクサクと作成することができます。

これまでマニュアルの作成を開始したかったけど、なかなか手がつかなかった方でも進めることが出来るようになりますよ。

私は、過去、大手外資系の会計事務所や製造業での経理責任者時代、多くの規定、マニュアルに携わってきました。

そして、これまで⼿掛けてきた⽂章のうち、うまくいったものの共通点や業務の本質を分析してみる と、大きく3つのポイントがあることがわかりました。

結論から⾔えば、このポイントを押さえて頂ければなんとなくですがマニュアルを文章として作成できます!

「まったく筆が進まない」という悩みから解放されます。

経理部門も製造業と同じなんだ!

経理の仕事ってなんだと思います?

なんとなく、お金のこと管理している人かな、とか請求書、伝票を入力している部署かな?なんてイメージかもしれません。

これまで経理の仕事がなんなのかなんて考えたことをない人が大半ですよね。

経理部門の仕事とは?
ずばり、

1)入手して

2)加工して

3)(成果物を)報告する。

です。

どうです?あなたの製造会社や建設行会社と同じプロセスではありませんか? インプットとプロセスとアウトプットです。この3つです。

例えば、
1)営業部門から「売上報告書」を入手して
2)売上を製品別と月別の推移表にして利益率も計算し、増減の理由も記載して
3)現地社長に「販売実績、売上報告書」として報告する。

こんな感じです。

この「型」をマニュアルを作成する時に利用してしまうのですね。

入手、加工、報告と分けるだけ!

ベトナム経理のマニュアルを作成するときには
入手、加工、報告と区分を分けてそれぞれ何をするかを記載すると業務マニュアルがスーッと書けるようになります。

あなたのスタッフは必ずなにか資料などを入手するはずなので、それがマニュアルに書いてないとダメですね。
それがないとマニュアルとはいえません。

「これってどうやって作ったの?元のデータは?」と管理者であるあなたがスタッフに何度も確認してしまう、よくありますよね。

入手したら加工ですよね。エクセルやワードで必要な情報だったり、体裁を整えてだったり、加工が必要となります。ここがスタッフのスキルの見せどころだったりします。

最終的にベトナム人、現地スタッフは上司であるあなたに報告書として報告する必要がありますね。

穴埋め式テンプレート化すればシンプルで効果的!

担当者は、【他部門】から【○○】を入手します。

担当者は、【○○】を加工します。

担当者は、最終的に【○○】報告します。

これに、伝統的な5S2Wを加味するだけで、シンプルで効果的なマニュアルができあがりますよ。

まずは作成し始める、更新はいつでもできる!

ベトナムでこれから産休に入ってしまうというスタッフがいるという経験されたあなたであれば、もうお分かりですよね。

最低限これがマニュアルにこれが含まれていれば、なんとかなっちゃうんです。

経理部門のエース、チャンさんが産休になって現場が大炎上!なんてことも防止できますね。

最初は、シンプル過ぎてもいいんです。気軽に作成していくというのがおススメです。
更新していけばいいですもんね。この記載のルールなら更新も問題なくできます。

人事総務関連業務だって同じ?

勘のいいあなたならば、もうお分かりですね。この法則は人事総務業務にも当てはまるんですね。

是非当てはめてくださいね。

あなたの会社がマニュアルを作成することにより、あなたの会社のノウハウを蓄積できベストなパフォーマンスを発揮できることを祈っています。

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「 海外子会社管理はしくみが9割! 」
べトナムにおけるマネジメントの鉄則は、
業務を属人化させない、見える化し、ノウハウ蓄積できる仕組みを作ることです。

本気で経理・総務・人事・法務・購買・税関等の管理業務の標準化・見える化をしたい方にお勧めです

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