ベトナムに現地法人を設立する!

そのためには

日本側で登記簿謄本や定款といった書類について公証役場や外務省、ベトナム大使館で認証や公印確認、領事認証を取得しなくてはいけません。

いったい、どのような書類を用意して、どこに行って、実際にどれくらい時間がかかるのか、よくわからないですよね。

ということで、この点整理してきたいと思います。

先日、私、永井が実際に東京で実施をしてきました。そのため、実例を使いがらの説明になります。

そのため、手続きがよりクリアに理解できますよ!

ベトナム法人設立のまとめ(日本)

1.ベトナム法人設立のために日本の親会社で準備すべき資料は以下の5つです。(法人が出資するケース)

①登記簿(全部履歴事項証明書)
②定款 私文書
③直近2年分の財務諸表(又は銀行残高証明書)私文書
④日本親会社の社長のパスポートのPDFスキャン(表紙及び字が書いてある部分も全て)
⑤現地法人社長のパスポートのPDFスキャン(全ページ、空欄ページも含めて全て)
⑥現地法人の会長(もしくは社員総会メンバー)のパスポートのPDFスキャン(表紙及び字が書いてある部分も全て)

2.日本で公証認証が必要となるのは①②③です。
④⑤⑥のパスポートは日本では手続きは不要です。こちらはベトナム側で公証等を行うのでスキャンコピーをベトナムへ送付してください。

3.最終のベトナム大使館での領事認証取得まで最短で半日×2日を要します。社内での書類準備に半日ほど要するので合計すると半日×3日かかります。(初日は社内で書類準備、2日目は法務局と公証役場、外務省に行き、3日目は外務省での受領とベトナム大使館で領事認証を取得します。)

4.認証費用等の実費合計は2万8千円程度です。(2018年7月時点)

5.公証役場や外務省、ベトナム大使館の申請には社長以外の者が代理する場合には委任状が必要となります。公証役場での認証には印鑑証明書も必要となります。忘れずに。

6.登記簿や認証書類の有効期限は3ヶ月です。3ヶ月を過ぎると再度入手しなくてはいけません。ご注意下さい。

それではもう少し詳しく準備と注意点についてみていきましょう。


初日、まずは社内で下記の書類を準備しよう。

下記書類について事前にオフィスで準備しましょう。

No 必要書類 説明・留意点 提出先
1-a 親会社の定款 定款をプリントアウトして、ホッチキスで綴じて、割り印をしましょう。 公証役場⇒大使館
1-b 定款を認証するための宣言書(証明書,表紙) 定款を認証する際には表紙に宣言書が必要となります。

プリントアウトして、押印してください。こちらを定款に添付して申請をします。
フォームサンプルはこちら⇒宣言書(定款)

公証役場⇒大使館
2-a 親会社の財務諸表(もしくは銀行残高証明書) 直近2年分の財務諸表(損益計算書、貸借対照表、監査報告書)をプリントアウトして、ホッチキスで綴じて、割り印をしましょう。

※監査を受けていない場合は監査報告書は不要です。
※CF計算書は不要です。
※連結と単体の両方ある場合は連結の方をご利用下さい。(実務上はどちらでも可です。)
※会社に十分な預金残高がないケースや債務超過のケース、もしくは新設会社や個人出資のように財務諸表がない場合は代わりに銀行残高証明書を準備してください。こちらの残高証明書については出資金額を十分に上回る必要があります。

公証役場⇒大使館
2-b 財務諸表を認証するための宣言書(証明書,表紙) 財務諸表を公証する際には表紙に宣誓書が必要となります。

プリントアウトして、押印してください。  こちらを財務諸表に添付して申請をします。

フォームサンプルはこちら⇒宣言書(銀行残高証明書)

公証役場⇒大使館
3-a 公証役場用の委任状(代理申請する場合) 下記委任状をプリントアウトして記載して、押印してください。http://www.kasumigaseki-notary.tokyo/ininjohoujin.pdf

※こちらは霞が関公証役場のフォームとなります。
※社長本人が実施する場合は不要です。

公証役場
3-b 公証役場用の役職証明書(代理申請する場合) 下記フォームをプリントアウトして記載して、押印してください。http://www.kasumigaseki-notary.tokyo/yakushoku_.pdf

なお、公証役場で要求される資料は各地域や担当者で異なることがあります。事前に必ず確認をしてください。上記は外務省にも近い霞が関公証役場の者となります。

霞が関公証役場の案内は下記を参照してください。
霞が関公証役場 必要書類案内

公証役場
4. 外務省用の委任状 下記の委任状をプリントアウトして押印してください。https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000017346.pdf

※書面上の【公印確認】に○をしてください。

外務省
5. ベトナム大使館用の申請フォーム ベトナム大使館は混んでいますので下記申請書類は事前に作成して持参しましょう。

⇒申請フォームはこちらベトナム大使館申請フォーム

 
6

 

ベトナム大使館委任状 ⇒フォームはこちら大使館委任状 (1)  
7. 実際に認証されたサンプル 下記は実際に公証役場、外務省、ベトナム大使館で公証認証された書類サンプルです。下記サンプルをプリントアウトしてください。

公証役場や外務省、ベトナム大使館では「これと同じようにしてください」と伝えればミスなく完了できます。

認証済みの履歴事項全部証明書サンプル
認証済みの定款サンプル
認証済み 財務諸表サンプル
or
認証済み 銀行残高証明書サンプル

8. その他持参するもの

・運転免許証(身分証明書)

・法人印鑑カード

・法人印鑑証明書

・法人印鑑

・現金(手数料分)

・身分証明書は申請時に各所で提示を要求されます。

・法人印鑑カードは最寄り法務局にて登記簿(全部履歴事項証明書)及び印鑑証明を入手するのに必要となります。

・ハンコについては法人印鑑証明書との照合が行われます。

・公証役場の申請時に書類の訂正等で印鑑が必要となることがあります。可能な限り当日は持参することをお勧めします。

 

各所で利用

 

上記書類を準備したら、次の日は法務局、公証役場、外務省で申請します。忘れ物のないよう上記は全て持参してください。

 

 2日目、今日は法務局と公証役場と外務省に行きます。

1.まずは法務局へ行き、【登記簿(全部履歴事項証明書)】と【印鑑証明】を取得します。

空いていれば15分くらいで完了できます。

費用は登記簿が600円、印鑑証明が450円です。各1部ずつでOKです。

なお、入手には法人印鑑カードが必要となります。忘れずに持参してください。

公証役場では押印されたハンコについて印鑑証明との照合が行われます。

 

2. 次に最寄りの公証役場に行きます。

公証役場の後は霞が関の外務省へ行く必要があります。

そのため、近くの「霞が関公証役場」で認証を行うのがお勧めです。

※東京及び神奈川、大阪の公証役場では私文書については法務局及び外務省の認証をワンストップで行ってくれます。公証はこれらの場所で行うようにしてください。

・公証役場では私文書である定款と財務諸表(もしくは銀行残高証明)の2つについて認証を行います。

下記資料を渡し、「ベトナムで法人設立を行うので認証をお願いします」と依頼してください。

1-a 親会社の定款
1-b 定款を認証するための宣言書(証明書,表紙)
2-a 親会社の財務諸表(もしくは銀行残高証明書)
2-b 財務諸表を認証するための宣言書(証明書,表紙)
3-a 公証役場用の委任状(代理申請する場合)
3-b 公証役場用の役職証明書(代理申請する場合)

その際には上記に添付してある実際のサンプルを見せて同様に行ってもらうと確実に実施してもらえます。

空いていれば15分くらい、混んでいても3,40分では完了します。念のため事前に電話して予約されてもいいかもしれません。
(私は朝9時に行って15分で完了できました。)

費用は1通5,500円で2通で11,000円です。

 

3.次に外務省へ行きます。

公証役場が終わったら次は霞が関の外務省へ行き【登記簿(全部履歴事項証明書)】について公印確認を行います。

登記簿は公文書となるため、公証役場では認証ができず外務省へ行く必要があります。

場所は霞が関駅A4出口すぐです。入口で「認証をしに来ました」というと案内の方があちらです、と教えてくれます。

こちらが領事サービスセンターとなります。

 

 

 

 

 

 

入ったらまず受付番号を取り、「公印確認申請書」に記載をします。

その後持参している【登記簿(全部履歴事項証明書)】と【委任状】を窓口で渡して「ベトナムで法人の設立をします。公印確認をお願いします」と依頼します。

今日は受領票だけもらって完了です。15-20分で完了します。

書類は翌日9時以降に受領できます。

なお、受領については特に委任状は不要です。受領票を持っている人であればだれでも受領することができます。

以上で2日目は終わりです。

法務局⇒公証役場⇒外務省と全部で移動時間も入れて3-4時間もあれば完了です。

 

3日目、今日は外務省で登記簿を受領して、その後ベトナム大使館で領事認証を取得します。

持参するものは前日と変わりません。全ての書類を持っていきましょう。

1.まずは昨日行った外務省の領事サービスセンターで【登記簿(全部履歴事項証明書)】を取得します。5,6分で完了できます。

2.次に代々木にあるべトナム大使館にいって最後に領事認証を取得します。

最寄り駅;代々木八幡駅の南口より徒歩6,7分です。

住所;東京郡渋谷区元代々木町50-11(けっこう複雑です。Google mapをご利用下さい。)

営業時間;9時半~12時、14時~17時
http://www.vnembassy-jp.org/ja

最近はけっこう混んでいます。4,50人は待っていますね。

着いたらまずは入口横にある受付機械で受付番号をとってください。(「認証」のボタンを押してください。)

私の時は「認証」の中で順番は4番目でした。

4番目でしたが、書類申請できるまで約1時間は待ちました、、、、、、座れず立ちっぱなし、、、、

その後、順番になったら窓口に番号呼ばれますので、持参してきた下記書類を窓口に渡してください。

1 申請フォーム
2. 認証済みの定款
3. 認証済みの登記簿(全部履歴事項証明書)
4. 認証済みの財務諸表(または銀行残高証明)
5. 委任状

※なお、日本側ではベトナム語への翻訳は不要です。翻訳はベトナム側で実施します。

窓口の担当者の方が簡単にチェックをしてくれて、その後再度少し待ちます。

待つこと約30分、番号を呼ばれますので窓口へ行くと領事認証済みの資料を受け取って、手数料を払って完了です。

手数料は1通あたり5千円です。3通分ですので合計1万5千円となります。

以上で全て完了です。

手元にはベトナム領事認証印のおされた3つの書類(①定款⓶財務諸表③登記簿)があればOKです。

上述の3つの書類とパスポートコピーをベトナムの担当者へ送り、その後ベトナムの公証役場で翻訳・公証を行って、当局へ登記申請を行う流れとなります。

実際に自分でやってみて感じたのは、、、、、けっこう面倒で時間かかりますね。

公証役場が認証のワンストップサービスを実施してくれて、大使館もある東京や大阪の会社であれば自社で十分できると思います。

一方でそれ以外の地域の場合は、、、、、、交通費や宿泊代、時間を考えると第3者に代行してもらうのが絶対に効率的です。

ご要望あれば弊社でも代行していますのでお気軽にお申し付け下さいね。

ではまた!

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ベトナム現地の会計税務・人事労務の支援をハノイ・ホーチミン・ダナン・東京にてワンストップで行っています。

 

 

 

 

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ベトナム法人設立のための日本での公証認証はお任せ下さい。

弊社手数料;出資者1人当たり3万円(2人目以降は1万5千円)

所要日数;資料受領後原則5日間

問い合わせ;legal.consulting@manabox.co.jp

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