こんにちはマナボックスの菅野です。

今日は『ベトナムで日本の書類を認証できるのか？』というテーマでお伝えします。

ベトナムではさまざまな場面で「外国書類」の公証や認証と呼ばれる手続きが必要です。例えば、会社設立や労働許可証・レジデンスカードのこう

私文書と公文書で公証・証明・公印・認証の流れ

ベトナムの役所に提出する書類には公文書と私文書がありそれによって流れが異なります。

私文書の場合

私文書とはなんでしょう？これは国や地方自治体の機関が作成した文書等を除き，私的な法律行為等について記載した文書のことをいいます。文字通り公的な機関以外の例えば会社が作成した文章などでしょう。

私文書の実務でよくある例としては以下が挙げられます。

  • 任命書
  • 決算書
  • 職務経歴書
  • 銀行残高証明書

①まず公証人役場で公証人から「公証」を受け、②その後、法務局長の「証明」をもらい、③外務省にて「公印」を申請し、後日（一番早くて翌営業日）外務省で文書（公印確認）を受領するという流れです。

その後、④日本の東京の大使館か大阪の領事館にて「認証」をもらいます。なお、地域によってワンストップサービス（①~③をまとめてやってくれるお得なサービス）があるのでそれを利用するのがいいでしょう。①〜④のサンプルは以下の通りです。

>>【ベトナム投資】ベトナムのワークパーミット（労働許可証）取得のために“日本側”でするべき事とは？公証認証も必要！労働許可証の延長にも使えます

公文書の場合

公文書の例としては以下があります。

  • 登記謄本
  • 定款

この場合は上記の①②の必要がありません。

また以下の外務省のリンクが全体像が示されていてわかりやすいです。

>>外務省HP、申請の流れ

日本とベトナムで公証・認証手続きをする場合　３つのシナリオ

上記での説明は「日本」で実施する場合でした。ただ、ベトナムで手続きが出来る場合があります。これも解説していきます。

パターン1:私文書の場合で外務省の公印確認まで実施する場合

上記の図の①の場合です。

この場合は①から④まで日本で完了させる必要がある

こちらが結論です。

留意点

日本で外務省の「公印確認」まで得た書類には、ベトナム現地日本大使館や総領事館での証明が受けられないため。（過去、③の「公印確認」まで日本で実施し④をベトナムで完了した実務はあるようです。ただ、2023年時点ではベトナムのベトナム大使館からは断れられているという事例があります。そう考えるとこのパターンの場合は日本で完結したほうがいいでしょう。

>>外務省の案内

以下の場合の流れを選択しようとしているのであれば要注意かもしれません。

パターン2:公文書でで外務省の「公印確認」まで実施する場合

この場合は③・④を日本で完了させる必要がある

上記で説明した通りです。

パターン3: ベトナムで大使館・領事館の「認証」を受ける場合

④はベトナムで完了させることができる

まずは日本の公証役場で①認証まで受けます。その後にその書類をベトナムへ持ち込み、在ベトナム日本大使館、または総領事館で認証を受けます。次に、ベトナム国内の公証役場（Notary Public）に持ち込み、認証を受けます。

なお、公的機関より発行される公文書について公証（①の部分）は不要のようです。

※実務、実際に手続きを実施する場合には必ず専門家に確認してください。時期や担当者によって対応が異なることがよくあるからです。