こんにちは、マナボックスの菅野です。

「ベトナムで出張した場合には、出張申請が必要なんだよ」

こんなお話を聞いたことはありませんか?

この記事はこんな人のために書いています。

ベトナムに進出している。出張が多い。その費用を会社が負担している。出張申請についてワークフロー、経費精算システムを利用している。その税務上の取り扱いが不安。

本日の話を聞いて頂ければ、この点がクリアになりますよ。

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ベトナムの出張に関しての申請書・決定書は、電子でもOK!でも…

早速、結論です。

出張する際の「出張決定書」は、電子ツールでもよい。ただし、紙面で打ち出す。

です。

まず、前提としてベトナムにおいて出張する際は、「出張申請書・決定書」が必要となります。これは、出張自体がきちんと仕事の目的であることを証明する趣旨だと考えられます。

損金算入のためには、ビジネスとの関連性が必須です。なので、私用目的の場合で飛行機代等を会社負担にした場合には損金否認されるでしょう。

2.9. Expenditure on provision of leave travel allowance for employees on leave against regulations of the Labor Code.

Allowance for employees on business trips, allowance for travelling and accommodation of employees on business trips will be deductible expenses when calculating taxable income if they have adequate invoices. If the enterprise pays for the traveling, accommodation, and allowance of employees on business trips in accordance with its financial regulations or rules, such amounts will be deductible.

In case the enterprise sends an employee on a business trip (whether at home or overseas), every payment that reaches VND 20 million or above and payment for air tickets that are made with individuals’ banking cards will be considered non-cash payments  and deductible if all of the conditions below are satisfied:

– There are valid invoices issued by the goods or service provider.

The enterprise has a business trip order.

– The enterprise’s financial regulations or rules allow its employees to pay the trip expenses, air tickets with their personal banking cards and get reimbursed by the enterprise.

In case the enterprise buys an air ticket on a website for one of its employee to go on a business trip serving its business operation, the proof of deductible expense shall be the electronic ticket, the boarding pass, and proof of non-cash payments that bear the name of the traveling employee. If the enterprise fails to collect the boarding pass, the proof of deductible expense shall be the electronic ticket, the business trip order, and the proof of non-cash payments.

引用元;No. 96/2015/TT-BTC

 

テクノロジーの発展と法律のアンバランス?

いまどき、出張申請について、ソフトウェアなどのITを使って管理している会社はたくさんあります。経費申請システムもたくさんあるはずです。紙面って正直古くないですよね。ベトナムはITの発展が凄まじいですし。

そのため、いろんな会社から、税務当局に質問が寄せられました。

「出張決定書」ってソフトウェアの情報でも大丈夫ですか?ワークフローもきちんと証明できますし。

みたいなニュアンスだと思います。

例えば、以下のようなオフィシャルレターが発行されています。

  • No.88556 / CT-TTH :2020年10月5日
  • No. 72024 / CT-TTHT:2018年10月29日 Hanoi Tax Department 
  • No. 3868 / TCT-CS :2018年10月10日

ちょっと細かいのですが、引用してみますね。

No: 72024 / CT-TTHT

In case the Company assigns staff to work by way of approval on a software system through the User to a computer to ensure full provision of information such as the above decision or document on sending employees to work, The company is allowed to use this form of electronic approval to replace the decision or a document to send employees to work. Business travel expenses are included in deductible expenses when determining taxable income if they meet the provisions of Article 4 of Circular No. 96/2015 / TT-BTC , and the Company must print and archive documents at the same time. electronic word from the software system in the business travel payment record. The company is responsible for the accuracy of the information sent by employees on business trips by approval on this software system.

No: 3868 / TCT-CS

Based on the above provisions, the General Department of Taxation agrees with the proposal stated in the above  mentioned Official Letter No. 46517 / CT-TTHT of the Tax Department of Hanoi City, and the company must print and archive electronic documents from the software system in the business trip payment profile.

ベトナムは、紙面にこだわる

ソフトウェアで経費申請し、それを出張決定書として使えるとしても紙面で打ち出し…。

それって、意味あるの?

って思ったのは私だけではないでしょう?依然、紙が強し!ベトナムは税務という意味では、紙面、至上主義のようです。

ベトナムでは、紙面で打ち出して保管する必要があるようです。